Top 5 phần mềm quản lý quán cafe phổ biến, dễ sử dụng

Một số người kinh doanh quán cafe thất bại do không thể quản lý được vận hành quán, gây thất thoát và mệt mỏi trong suốt thời gian quản lý.

Khác với những người chủ thất bại trên, hầu hết những ông chủ chuỗi quán cafe, thậm chí dù chỉ mở 1 quán nhưng kinh doanh phát đạt, đông khách, chủ quán thường sử dụng các phần mềm hỗ trợ gọi là “phần mềm quản lý quán cà phê”.

Vậy phần mềm quản lý quán cà phê là gì? Là liệu có thực sự cần thiết để chi tiền hằng tháng hoặc hằng năm để sử dụng? Cùng BMD Solutions phân tích ngay trong bài viết này.

Mục lục

Phần mềm quản lý quán cafe là gì?

Phần mềm quản lý quán cafe là phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế hỗ trợ quản lý quá trình vận hành quán cà phê như quản lý nhân viên, lương thưởng, quản lý nguyên vật liệu, quản lý kho, quản lý thông tin khách hàng, tương tác với khách hàng, phân tích dữ liệu khách hàng, quản lý hàng tồn kho, thống kê doanh thu, quản lý nhà cung cấp, theo dõi kho hàng, quản lý đặt bàn, quản lý thực đơn, và theo dõi hoạt động trong quán cafe, quản lý quá trình thanh toán và cung cấp các chương trình thưởng, tích điểm cho khách hàng,…và nhiều tính năng khác nữa.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê

Lợi ích của chủ quán cà phê khi áp dụng vào mô hình quán cafe bao gồm:

Đảm bảo độ chính xác, minh bạch thông tin và dữ liệu thu thập được.
Tránh thất thoát tiền bạc, vốn, hoa hồng và nhiều khoản chi khác
Theo dõi tình hình nhân sự, tồn kho chính xác để đưa ra phương án xử lý kịp lúc.
Tiết kiệm thời gian
Tiết kiệm sức người và chi phí nhân sự
Tự động hóa nhiều quá trình một cách thông minh và hiệu quả hơn
Tăng doanh thu, dễ dàng mở rộng và nhân bản các quán để mở rộng quy mô hoạt động.

Các phần mềm hỗ trợ quản lý quán cafe

Có các phần mềm quán cà phê được tích hợp nhiều tính năng cùng một lúc. Một số phần mềm quản lý quán cà phê khác sẽ tách biệt từng tính năng. Chủ quán muốn sử dụng phải mua riêng nhiều phần mềm và đồng bộ chúng lại với nhau.

Ngoài ra, phần mềm hỗ trợ quản lý quán cafe còn phân loại thành dạng offline và online. Trong đó phần mềm online lưu trữ thông tin trên các đám mây và có khả năng cập nhật nhanh chóng thông tin mới.

Còn phần mềm hỗ trợ quản lý quán cafe offline thường phải cài đặt trên các thiết bị và chỉ sử dụng được khi thao tác trên thiết bị đã được cài đặt.

Tính năng phần mềm quản lý quán cafe

Quản lý Bán hàng và Thanh toán: Hỗ trợ quá trình bán hàng từ việc chọn sản phẩm, tính giá, đến thanh toán, cũng như hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán khác nhau như tiền mặt, thẻ, hoặc ví điện tử.
Quản lý Đơn hàng: Theo dõi đơn hàng từ lúc nhận đến khi hoàn thành, bao gồm cả đơn hàng tại chỗ và online (nếu có dịch vụ giao hàng hoặc đặt hàng trực tuyến).
Quản lý Sản phẩm và Kho hàng: Theo dõi tồn kho, quản lý thông tin sản phẩm (giá cả, thành phần, ảnh…), và cảnh báo khi một mặt hàng sắp hết hàng hoặc hết hạn.
Báo cáo và Phân tích: Tạo ra các báo cáo doanh thu, lợi nhuận, xu hướng bán hàng, và hiệu quả vận hành để chủ quán có thể đưa ra quyết định kinh doanh thông minh.
Quản lý Khách hàng: Lưu trữ thông tin khách hàng và theo dõi lịch sử mua hàng để cải thiện dịch vụ khách hàng và phát triển các chương trình khuyến mãi, giảm giá cá nhân hóa.
Quản lý Nhân viên: Quản lý thông tin nhân viên, ca làm việc, và hiệu suất công việc. Có thể bao gồm chức năng chấm công và tính lương.
Tính năng Đặt bàn: Cho phép khách hàng đặt bàn trước thông qua website hoặc ứng dụng di động, giúp quản lý không gian quán một cách hiệu quả.
Hệ thống Thẻ thành viên/Ưu đãi: Quản lý chương trình thẻ thành viên, tích điểm, và cung cấp ưu đãi cho khách hàng thân thiết.
Tích hợp với các hệ thống khác: Có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như máy POS, hệ thống kế toán, trang web đặt hàng, và các nền tảng mạng xã hội để quảng bá.
Hỗ trợ Đa nền tảng: Có thể truy cập từ nhiều thiết bị như máy tính, tablet, và điện thoại thông minh, giúp quản lý dễ dàng hơn.
Quản lý Giao hàng: Nếu quán cafe cung cấp dịch vụ giao hàng, phần mềm có thể giúp quản lý các đơn hàng giao đi, tối ưu hóa lộ trình giao hàng và theo dõi trạng thái giao hàng.

Các tính năng này không chỉ giúp quản lý hoạt động hàng ngày một cách mượt mà hơn mà còn cung cấp cái nhìn tổng quan nhất về hoạt động kinh doanh, giúp chủ quán cafe tối ưu hóa lợi nhuận và cải thiện chất lượng dịch vụ.

>>> Xem thêm: Top 4 phần mềm quản lý quán trà sữa tốt nhất hiện nay

Top 5 phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất hiện nay

1. PosApp – phần mềm quản lý POS (Point of Sale)

Phần mềm quản lý quán cafe PosApp cam kết, bạn chỉ cần chi 5,000 đồng/ngày để sử dụng phần thêm là có thể giảm đến 70% thời gian quản lý. Thời gian này bạn có thể dành thời gian đầu tư cho bản thân hoặc nghiên cứu mở rộng thêm điểm bán, nghiên cứu món mới,…

Ưu điểm:

Có hỗ trợ công cụ bán hàng online: Hỗ trợ đăng ký gian hàng cafe trên GrabFood; Hỗ trợ in phiếu, Tích hợp thanh toán Online; Thông báo đơn hàng Online, Quản lý bán hàng Online/Offline (Trên máy POS, Điện thoại, Tablet, PC),..
Hỗ trợ quản lý nội bộ quán cafe: Quản lý topping, Tùy chỉnh sản phẩm linh hoạt, Tùy chỉnh sản phẩm theo thời giá, Tùy chỉnh menu món theo ngày, Quản lý phân quyền nhân viên, Quản lý đóng mở, báo cáo ca,..
Tối ưu hóa cho vị trí quản lý, cho phép chủ quán cafe thực hiện các tác vụ: Theo dõi báo cáo hoạt động từ xa, Quản lý nhập xuất kho cơ bản, Quản lý Thu – Chi, Quỹ tiền, Màn hình hiển thị bar bếp, Quản lý công nợ khách hàng, Supplier, Quản lý chuỗi cửa hàng,…
Theo dõi, thống kê, gợi ý phương án kinh doanh hiệu quả theo dữ liệu đã thu thập được: Quản lý khuyến mãi, voucher, Quản lý chiết khấu đối tác bán hàng,…
Phần mềm quản lý quán cafe PosApp miễn phí 14 ngày dùng thử không giới hạn.

Nhược điểm:

Gói phần mềm quản lý quán cafe cơ bản của PosApp khá đắt so với những tính năng có được. Giá phần mềm quản lý quán cafe của PosApp từ 150.000đ – 220.000đ – 299.000đ/ 1 tháng cho 1 điểm bán.

PosApp không có bản phần mềm quản lý quán cafe miễn phí vĩnh viễn.

>>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý nhà hàng tốt nhất hiện nay

2. Zoho Inventory

Zoho Inventory là phần mềm quản lý đặt hàng tại quán cafe miễn phí vĩnh viễn. Đồng thời nó cũng có phiên bản trả phí với nhiều tính năng hơn tùy quy mô và nhu cầu khi sử dụng.

Đây là một phần mềm hỗ trợ chủ quán trong quá trình theo dõi đặt hàng, xem xét nguyên liệu và lưu trữ thông tin nhà cung cấp, theo dõi quá trình xuất nhập kho hàng,..đảm bảo xử lý nội bộ đầu vào một cách an toàn, hiệu quả, chính xác, không làm thất thoát nguồn vốn tái đầu tư.

Ưu điểm:

Zoho Inventory có ích hợp tính năng tính toán tự động số lượng tồn kho
Thông báo khi sắp hết nguyên vật liệu
Tạo báo cáo về tình trạng kho hàng và doanh thu.
Tích hợp được với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Zoho hoặc các ứng dụng trong quản lý chuỗi quán cafe.
Zoho Inventory cũng là phần mềm quán cà phê miễn phí với giới hạn số lượng đơn đặt hàng để khách trải nghiệm trong 7 ngày.

Nhược điểm:

Zoho Inventory là phần mềm quán cà phê được phát triển bởi công ty nước ngoài, đa số tác vụ sẽ sử dụng nhiều tiếng Anh.

Phiên bản trả phí với các tính năng mở rộng và hỗ trợ khách hàng cao cấp có chi phí khá đắt. Giá rẻ nhất phù hợp với các quán cafe nhỏ là 59 USD/ 1 tháng cho 1 điểm. Giá đắt nhất lên đến 329 USD 1 tháng cho 1 điểm sử dụng.

>>> Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất hiện nay

3. Square Loyalty

Phần mềm tính tiền quán cà phê được sử dụng nhiều trong các quán cafe lớn hiện nay là Square Loyalty (với bản trả phí). Square Loyalty sẽ quản lý mọi khâu liên quan đến dòng tiền một cách nhanh gọn, tiện lợi cho bạn.

Ưu điểm:

Square Loyalty cũng là phần mềm tính tiền quán cafe miễn phí vĩnh viễn lý tưởng để sử dụng thử trong thời gian đầu mới vận hành quán. Cụ thể bạn không phải trả chi phí thiết lập ban đầu hoặc phí hàng tháng mà chỉ cần chi phí thanh toán nếu có giao dịch được thực hiện.

Nhược điểm:

Dù gói trả phí chỉ có giá 29 USD hoặc sử dụng gói miễn phí quản lý quán cafe vĩnh viễn thì bạn vẫn mất chi phí xử lý cho Square Loyalty. Khoản phí này không thực sự minh bạch.

>>> Xem ngay: Những phần mềm quản lý quán karaoke tốt nhất hiện nay

4. iPOS

IPOS là phần mềm quản lý quán cafe nhỏ – lớn – chuỗi cafe, nhà hàng, kinh doanh fast-food, quán trà sữa, quản lý Kiosk, canteen – Foodcourt,…

Ưu điểm:

IPOS có thể đảm nhận mọi vấn đề trong quá trình vận hành quán cafe như: Khách đột ngột đông ở một thời điểm (hệ thống vẫn vẫn hành trơn tru); Đặt bàn & đón tiếp khách hàng; Theo dõi xuất nhập kho – kiểm toán; Xếp ca và chấm công; Marketing & CSKH; Cung cấp ý tưởng kinh doanh quán cafe sáng tạo và mở rộng quy mô thành chuỗi cafe trong tương lai,..

Nhược điểm:

Mặc dù Ipos có cung cấp gói dịch vụ miễn phí quản lý quán cafe cho người dùng trải nghiệm nhưng cơ bản nó khá…vô dụng. Nếu muốn trải nghiệm và sử dụng hiệu quả phần mềm thì hầu như phải mua bản có phí

5. DRS Manager

DRS Manager là phần mềm tính tiền quán cafe kết hợp các chức năng quản lý khác với sự tinh gọn, trực quan, hiệu quả, chính xác cao. Đây cũng là phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí vĩnh viễn với mã kích hoạt là “QUAN-SO”, cho phép người dùng sử dụng tính năng bán hàng và tổng hợp hằng ngày miễn phí.

Ưu điểm:

Các tính năng được thiết kế đảm bảo chống thất thoát hàng hóa, dòng tiền. Hỗ trợ người chủ quán quản lý từ xa dễ dàng ngay trên điện thoại.
Quản lý và cập nhật thông tin đúng theo thời gian thực.
DRS Manager cho phép dùng thử miễn phí lên đến 30 ngày để trải nghiệm không giới hạn.

Nhược điểm:

Gói trả phí quản lý quán cà phê của DRS Manager khá đắt (Chi phí từ 2.000.000 – 5.000.000đ/ tháng cho 1 điểm bán)

Tổng kết

Các phần mềm quản lý quán cà phê thuộc dạng phần mềm FnB nên nếu chủ kinh doanh muốn trải nghiệm và định hướng nâng cấp quán cà phê kết hợp kinh doanh ăn uống nên xác định đầu tư phần mềm để không tốn thời gian về sau.

Bên cạnh việc thuê phần mềm hỗ trợ quản lý quán cafe thanh toán theo tháng/ năm, các chủ chuỗi quán cafe lớn đồng thời cũng có thể đặt làm phần mềm quản lý chuỗi quán cafe riêng cho mình (chi phí thương lượng). Nếu chưa có các thiết bị hỗ trợ sử dụng phần mềm như máy tính, máy scan,..một số đơn vị cũng cung cấp gói combo với giá ưu đãi khá có lợi cho người mua.

Phạm Trung Sơn

Phạm Trung Sơn hiện đang là CEO của công ty BMD Solutions có hơn 7 năm kinh nghiệm trong ngành lập trình, tư vấn giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp