Top 9 Phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ tốt nhất hiện nay

Ngành du lịch tăng trưởng mạnh nhờ chuyển đổi số mang đến nhiều hiệu quả hơn trong khâu quản lý. Trong đó các phần mềm quản lý khách sạn – resort – nhà nghỉ – hostel nắm vai trò quan trọng giúp dịch vụ phòng được kiểm soát hiệu quả hơn, giảm chi phí, tiết kiệm thời gian nhân lực. Vậy các phần mềm quản lý khách sạn này là gì và chúng hoạt động ra sao?

Phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Phần mềm quản lý khách sạn là phần mềm hỗ trợ cho việc quản lý khách sạn (cũng có thể áp dụng cho resort, nhà nghỉ). Các phần mềm này cung cấp các tính năng tích hợp quản lý như đặt phòng, quản lý đặt phòng (tích hợp hệ thống đặt phòng trực tuyến) và dịch vụ phòng khách sạn, kiểm soát kho, quản lý tài chính và hóa đơn, quản lý thông tin khách hàng, chấm công và lên lịch làm việc nhân viên, báo cáo và phân tích dữ liệu,…

Các phần mềm quản lý khách sạn

Về chức năng, phần mềm quản lý khách sạn, resort, nhà nghỉ online và offline không có quá nhiều điểm khác biệt. Tuy nhiên về cách thức sử dụng, chúng có một số điểm khác như:

• Phần mềm quản lý khách sạn online: Hoạt động dựa trên điện toán đám mây, chỉ cần tài khoản ID và mật khẩu là có thể đăng nhập phần mềm hỗ trợ quản lý khách sạn online ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào với thời gian thực chính xác chỉ cần có Internet.. Dữ liệu được lưu trữ và quản lý trên đám mây (cloud) nên không lo lắng bị mất. 
• Phần mềm quản lý khách sạn offline: là phần mềm cài đặt và chạy trực tiếp trên máy tính hoặc máy chủ trong khách sạn. Dữ liệu được lưu trữ và xử lý trên hệ thống nội bộ của khách sạn, không yêu cầu kết nối internet liên tục để hoạt động. Tuy nhiên, khi sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý khách sạn offline sẽ có một số hạn chế cụ thể như chỉ có thể đăng nhập phần mềm trên máy tính có cài đặt phần mềm, không tham gia quản lý online được, nguy cơ mất dữ liệu (tùy phần mềm được cài đặt) nếu máy tính cài gặp trục trặc.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý chuỗi khách sạn, resort, nhà nghỉ

• Phần mềm quản lý khách sạn giúp tăng cường hiệu suất hoạt động khách sạn một cách đáng kể. Đặc biệt hiệu quả đối với chuỗi khách sạn.
• Nhờ lưu trữ thông tin người dùng hiệu quả, phần mềm có thể hỗ trợ cải thiện trải nghiệm khách hàng, đặc biệt là nhóm khách hàng VIP.
• Giảm thiểu sai sót, thất thoát trong quản lý khách sạn, resort
• Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên khách sạn.
• Tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý khách sạn đối với nhóm quản lý.
• Tăng hiệu quả nhờ khả năng phân chia công việc đối với cấp nhân viên.
• Và nhiều lợi ích khác nữa.

Top 9 phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ, resort, homestay tốt nhất hiện nay

1. Faceworks

Phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn, resort, homestay Faceworks có phần mềm quản lý trên máy tính và có ứng dụng quản lý khách sạn trên điện thoại vô cùng tiện lợi. 

Ưu điểm:

• Phần mềm quản lý chuỗi khách sạn Faceworks quản lý thông tin khách hàng vô cùng chi tiết và lưu trữ thông tin thời gian dài. Một số thông tin đặc thù gồm: tên khách hàng, các thông tin liên lạc liên quan, số lần sử dụng dịch vụ theo thời gian cụ thể ghi nhận và số ngày sử dụng mỗi lần, các dịch vụ khách sạn đi kèm đã sử dụng,….
• Quản lý phòng khách sạn: thông tin phòng, giá phòng theo thời điểm và giá khuyến mãi, loại phòng theo lầu và theo khu vực nhân viên đảm nhận, trạng thái phòng, tần suất được sử dụng phòng khách sạn,..
• Quản lý đầy đủ thông tin các đối tác khách sạn
• Phần mềm quản lý hỗ trợ khách sạn online có thể tài chính kế toán, cập nhật số tiền theo thời gian thực bao gồm tiền đã thanh toán, công nợ, thông tin đặt cọc, theo dõi thanh toán, in bill…
• Quản lý và điều hành các hoạt động khách sạn
• Quản lý kho vật tư, trang thiết bị khách sạn
• Quản lý các phòng ban, nhân viên buồng phòng nhà nghỉ, resort, khách sạn.
• Quản lý chương trình khuyến mãi, marketing cho khách sạn

Nhược điểm:

Cần mất thời gian để học tập, thực hiện các thao tác trên phần mềm hỗ trợ quản lý khách sạn một cách thuần thục.

2. GiHoTech

Phần mềm quản lý resort khách sạn GiHoTech được phát triển bởi vietasoft. Nó có thể thúc đẩy chương trình kinh doanh – quản lý buồng phòng – theo dõi phòng lễ tân – quản lý vật tư khách sạn resort một cách hiệu quả.

Ưu điểm:

• Cho phép phòng kinh doanh của resort, khách sạn theo dõi được tình hình kinh doanh để đưa ra chiến lược phát triển phù hợp.
• Các tính năng hỗ trợ cấp quản lý thông minh, tiện lợi, chính xác: xem dự báo cho chuỗi khách sạn hoặc chuỗi resort, thống kê, báo cáo tình hình phòng kinh doanh, quầy lễ tân, phục vụ phòng, doanh số, tần suất và chất lượng khách hàng,…

Nhược điểm:

• Không công khai giá phần mềm quản lý resort.
• Không có bản dùng thử miễn phí.

3. SMILE PMS

Phần mềm quản lý resort mini, khách sạn, chuỗi nhà nghỉ SMILE PMS có kinh nghiệm hoạt động hơn 20 năm (chính thức đi vào hoạt động tư 2002 đến nay). 

Ưu điểm:

• Cung cấp sơ đồ phòng trực quan, dễ theo dõi tình hình các buồng phòng và sắp xếp. Có nhiều dạng biểu đồ phòng từ tổng quan đến chi tiết để không bỏ qua bất cứ chi tiết nào dẫn đến sai sót.
• Công cụ đắc lực độc quyền giúp việc phân tích dữ liệu khách hàng và thói quen sử dụng dịch vụ phòng để đưa ra chiến lược nâng cấp khách sạn phù hợp.
• Cung cấp số liệu thực theo thời gian thực cho cấp quản lý theo dõi ở bất kỳ đâu về: khách hàng, doanh số, lượng phòng sử dụng đến công nợ,…

Nhược điểm:

• Giao diện hơi cổ điển, không có hình thức bắt mắt như các phần mềm mới ra mắt sau này.
• Điểm UX/UI thấp, khó sử dụng.

4. Skyhotel

Phần mềm quản lý khách sạn online Skyhotel cho phép người quản lý truy cập tức thì mọi thông tin trong hệ thống với mức độ chính xác cao, xác với thời gian thực.

Skyhotel sử dụng phù hợp cho mọi quy mô hoạt động kinh doanh dịch vụ phòng: khách sạn, resort, mini resort, homestay, nhà nghỉ,….

Ưu điểm:

• Giảm tối đa nguy cơ thất thoát bill phòng hoặc dịch vụ phòng.
• Phần mềm Skyhotel có miễn phí dùng thử trong 7 ngày không giới hạn tính năng.
• Thông tin trên hóa đơn hoặc các biểu mẫu, biểu phí đầy đủ, chính xác, có form điều sẵn giúp tiết kiệm thời gian,..
• Hỗ trợ phân quyền, giảm gánh nặng cho cấp bậc quản lý.
• Thống kê tình hình khách sạn ở mọi khâu: nhân sự, số phòng đã đặt và sẽ đặt, kho và chất lượng vật liệu phòng,…
• Chú trọng đến quản lý vệ sinh phòng khách sạn, resort, truy xuất thông tin nhân viên nhận vai trò nhanh chóng..
• Giá phần mềm vô cùng chi tiết theo số lượng phòng sử dụng (20 phòng – 200 phòng, giá từ 300.000đ/ 3 tháng – 6.000.000đ/ 3 tháng.)

Nhược điểm:

• Giao diện sử dụng khá cứng nhắc.
• Phần mềm sử dụng tông đỏ chủ đạo khá nóng mắt.

5. OHOTEL

Nắm trong tay mọi thông tin về khách sạn, resort, nhà nghỉ, homestay chỉ bằng một phần mềm quản lý khách sạn OHOTEL. 

Ưu điểm:

• Quản trị khách sạn mọi lúc mọi nơi
• Tích hợp hệ thống quản lý nguồn điện để theo dõi tình hình phòng, phát hiện và xử lý sự cố do nguồn điện, tối ưu quá trình quản lý cho khách sạn, resort,..
• Đây cũng là một trong những phần mềm quản lý resort có tính bảo mật cao nhờ khả năng mã hóa dữ liệu.
• Có tích hợp khóa thẻ từ
• Hạn chế hiệu quả tình trạng nhân viên gian lận hoặc khách hàng tiêu cực.
• OHOTEL cũng là một phần mềm quản lý resort, nhà nghỉ offline hiệu quả.
• Quản lý xuất , nhập, tồn hàng hóa
• Quản lý tài khoản, phân quyền, chấm công, theo dõi tình hình nhân sự.
• Có bản dùng thử cho tối đa 15 phòng trong 15 ngày sử dụng và có demo quản lý từ xa.

Nhược điểm:

Không có báo giá phần mềm quản lý hệ thống KS mà phải liên hệ trực tiếp để được tư vấn. Chi tiết thông tin các gói (4 gói dịch vụ phần mềm) cũng không minh bạch.

6. ezCloudhotel

ezCloud là công ty Việt Nam đầu tiên cung cấp giải pháp quản lý khách sạn cho các đối tác và khách hàng nước ngoài. Hiện ezCloudhotel đã được sử dụng phổ biến ở hơn 80 tỉnh thành trên tổng cộng 5 quốc gia trên thế giới.

Ưu điểm:

• Phần mềm quản lý nhà nghỉ ezCloudhotel có giá rẻ, phù hợp quy mô kinh doanh dịch vụ phòng nhỏ lẻ. Nhưng khi khách chọn phần mềm quản lý resort, khách sạn ezCloudhotel sẽ được sử dụng bản nâng cấp vô cùng tiện nghi và hiệu quả, bám sát những vấn đề phát sinh trong ngành dịch vụ phòng.
• Phần mềm quản lý hotel ezCloudhotel cho phép sử dụng miễn phí 7 ngày trải nghiệm không giới hạn. 
• Công cụ theo dõi đặt phòng trực tuyến và phòng tại quầy lễ tân chính xác với thời gian thực.
• Tích hợp dễ dàng với những phần mềm khác trong hệ sinh thái ez: Phần mềm quản lý thanh toán tiền phòng, Phần mềm quản lý kênh phân phối,…

Nhược điểm:

• Không có báo giá công khai.
• Chi phí vận hành đối với một khách sạn có doanh thu không ổn định là khá nặng nè, dễ dẫn đến rủi ro.

7. Phần mềm Sophia PMS

Phần mềm quản lý hostel Sophia PMS 

Ưu điểm:

• Dễ dàng học cách sử dụng cho người mới chưa có kinh nghiệm
• Quản lý sơ đồ đặt phòng đơn giản nhưng hiệu quả cao
• Dễ dàng setup, kéo thả các thao tác quản lý để tăng hiệu quả, tính cá nhân hóa cao.
• Theo dõi thời gian thực thực hiện check in, thêm dịch vụ, check out
• Giảm tối đa thất thoát trong khâu quản lý dịch vụ, loại trừ những sai sót về tài chính, thanh toán hóa đơn.
• Quản lý và chấm công nhận sự
• Tích hợp hiệu quả những thay đổi trong khâu kinh doanh hostel, khách sạn, resort theo chương trình khuyến mãi, giảm giá,…
• Truy dấu vết dễ dàng khi phát hiện sai sót và tách bạch về nhiệm vụ.

Nhược điểm:

• Không công khai bản giá.
• Không có bản dùng thử trải nghiệm.

8. Fotel

Phần mềm quản lý nhà nghỉ online, khách sạn, resort Fotel có 3 gói dịch vụ cơ bản – nâng cao hoặc theo chuỗi. Điều này giúp tối ưu chi phí khi sử dụng dịch vụ phần mềm, bám sát mục tiêu hiệu quả khi sử dụng dịch vụ.

Ưu điểm:

• Quản lý đặt phòng khách sạn theo đoàn, khách lẻ, theo lịch đặt trước hoặc khách đặt tại quầy lễ tân, qua app online,…  
• Quản lý tài chính thông minh, chính xác, minh bạch, chống thất thoát,..
• Quản lý thiết bị điện thông minh, cảnh báo khi có các sai sót,..
• Quản lý người quản lý và phân quyền các cấp bậc,..
• Quản lý kho, thông báo tình trạng kho,..
• Quản lý chính sách giá theo thời điểm và sự kiện,..
• Báo cáo thống kê doanh thu
• Giao ca, nộp tiền
• Quản lý phiếu thu chi
• Quản lý quy đổi tiền tệ, phù hợp với các khách sạn thường xuyên tích hợp thanh toán online trên phần mềm quốc tế hoặc có khách quốc tế thường xuyên sử dụng dịch vụ phòng,..
• Thao tác quản lý phần mềm trên mọi thiết bị ở bất cứ đâu: điện thoại, máy tính bàn,..
• Có thể nói, so với những phần mềm khác thì Fotel là một trong những phần mềm quản lý khách sạn giá rẻ nhất hiện nay. Với gói phí cơ bản chỉ từ 2.000.000đ/ năm và gói nâng cấp chỉ 4.000.000đ/ năm.

Nhược điểm:

Các tính năng được cam kết trong các gói khá sơ sài.

9. TCSOFT HOTEL 

Ưu điểm:

• Quản lý tính tiền phòng minh bạch, tránh thất thoát dù là khách sạn lớn hay các nhà nghỉ.
• Quản lý xuất nhập và tồn kho kèm những thông báo kịp thời về tình trạng nguyên vật liệu dụng cụ thiết bị buồng phòng, thông báo lịch kiểm tra bảo dưỡng,…
• Quản lý thông tin khách hàng chi tiết và lưu trữ phục vụ cho chiến dịch marketing
• Quản lý thu chi tránh gian lận
• Hệ thống báo cáo tổng quan đến chi tiết
• App quản lý trên điện thoại giúp theo dõi tình hình khách sạn mọi lúc mọi nơi
• Quản lý chuỗi khách sạn, resort mini một cách hiệu quả và tách bạch
• Phân hệ quản lý
• Hỗ trợ nghiệp vụ phát sinh
• Số tài khoản người dùng không giới hạn

Nhược điểm:

• Không công khai bảng giá
• Không có bản dùng thử phần mềm quản lý resort khách sạn free.

Tổng kết

Các phần mềm quản lý khách sạn được ra mắt thị trường lâu năm hay các phần mềm mới, mỗi loại đều có ưu nhược điểm riêng và mức giá riêng. Tùy tình hình kinh doanh buồng phòng thực tế, nhóm đối tượng khách đến thuê phòng và chiến lược kinh doanh chủ và cấp quản lý sẽ đưa ra quyết định sử dụng loại phần mềm phù hợp.

Và đặc biệt, với các chuỗi kinh doanh, sử dụng phần mềm quản lý chuỗi khách sạn, resort sẽ là lựa chọn hợp lý nhất để: Bảo mật tối đa thông tin, quản lý bám sát tình hình thực tế và có các phương án sáng tạo mới nhất theo thời đại để nâng cấp chất lượng dịch vụ, tiết kiệm, tránh thất thoát.

BMD Solutions cung cấp giải pháp làm phần mềm quản lý khách sạn resort, hotel hostel, homstay theo yêu cầu khách hàng với các tính năng riêng theo yêu cầu cùng mức giá phải chăng, không phát sinh phụ phí.