Top 7 Phần Mềm Quản Lý Dự Án và Tính Năng Đáng Kinh Ngạc

Chúng ta sẽ nói về phần mềm quản lý dự án như một trợ thủ trung thành giúp khởi động, chạy và hoàn thành các dự án lớn nhỏ của bạn một cách suôn sẻ. 

Bạn sẽ tìm hiểu phần mềm quản lý dự án là gì? Ai cần nó? Những lợi ích mà nó đem lại cho doanh nghiệp của bạn?

Và tất nhiên, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn 7 phần mềm quản lý dự án hàng đầu hiện có trên thị trường hiện nay. Trước tiên chúng ta hãy tìm hiểu:

phan-mem-quan-ly-du-an

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án giúp các nhà quản lý dự án (PM) và các nhóm cộng tác và đạt được mục tiêu đúng hạn trong khi quản lý các nguồn lực và chi phí

Các chức năng có thể bao gồm phân phối nhiệm vụ,  theo dõi thời gian , lập ngân sách, lập kế hoạch nguồn lực, cộng tác nhóm và nhiều chức năng khác. Người ta còn gọi phần mềm quản lý dự án là Phần mềm quản lý công việc, phần mềm quản lý dự án hoặc Quản lý danh mục dự án (PPM) .

Việc quản lý các dự án ngày càng trở nên phức tạp trong thập kỷ qua. Điều này thường dẫn đến các dự án lớn – đặc biệt là các cam kết về công nghệ thông tin – hoàn thành quá hạn, vượt quá ngân sách và với lợi tức đầu tư thấp hơn dự đoán.

Các chuyên gia kinh doanh thường dựa vào hệ thống quản lý dự án để giúp họ giám sát nhiều nỗ lực. 

Tương tự, các công ty ngày nay có thể dễ dàng giảm thiểu rủi ro hơn bằng cách xác định các khía cạnh thất bại của dự án bằng cách sử dụng phần mềm theo dõi thời gian và theo dõi dự án dự báo ngày hoàn thành cho từng giai đoạn của dự án.

Các loại phần mềm quản lý dự án

Tất cả các phần mềm quản lý dự án có thể được chia thành hai loại lớn:

1. Phần mềm tại chỗ

Nó nằm trong máy chủ của công ty, được đặt ở trung tâm dữ liệu và được duy trì bởi một nhóm các chuyên gia CNTT.

2. Phần mềm trực tuyến

Nó đặc biệt phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ làm việc trong các ngành công nghiệp khác nhau. Đây là loại phần mềm quản lý dự án hoạt động trên nền tảng công nghệ đám mây. Nó được cung cấp dưới dạng SaaS (phần mềm dưới dạng dịch vụ) bởi các nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng.

Các tính năng phổ biến trong ứng dụng quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án bao gồm một loạt các nền tảng, mỗi nền tảng có một kết hợp chức năng hơi khác nhau. Một phần mềm quản lý dự án tốt sẽ có các tính năng cho phép nhóm xây dựng kế hoạch dự án, theo dõi các nhiệm vụ qua các giai đoạn khác nhau của dự án và cộng tác trong các nhiệm vụ để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.

Không phải mọi hệ thống quản lý dự án sẽ bao gồm tất cả các tính năng này, nhưng nhiều giải pháp được thiết kế để giúp một nhóm nhỏ hoặc công ty doanh nghiệp như nhau. 

Khi bạn ưu tiên các tính năng bạn cần từ phần mềm dự án của mình, bạn được trang bị tốt hơn để tìm ứng dụng quản lý dự án phù hợp cho các dự án bạn quản lý.

Các tính năng nổi trội chúng ta có thể đề cập đến như:

Lập lịch trình

Lập kế hoạch cho một dự án bao gồm việc xây dựng một lịch trình dự án, giao nhiệm vụ và vạch ra các điểm kiểm tra đã biết trong dự án. 

Phần mềm quản lý dự án bao gồm một số loại tính năng lập lịch trình khác nhau cung cấp cho các nhóm các cách khác nhau để trực quan hóa dự án của họ.

Trong khi một số phần mềm quản lý dự án sẽ sử dụng chế độ xem lịch truyền thống, các giải pháp phức tạp hơn như biểu đồ Gantt và lịch trình dự án ngang có thể giúp các nhóm chia các dự án lớn hoặc phức tạp thành các nhiệm vụ có thể quản lý được. 

Các tính năng lập lịch trong phần mềm quản lý dự án sẽ giúp nhóm của bạn đi từ bản đồ tư duy đến kế hoạch dự án một cách nhanh chóng bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về cả quản lý thời gian và tài nguyên.

Dự báo

Các tính năng dự báo trong phần mềm quản lý dự án sử dụng dữ liệu từ các dự án trước đó để hiểu các cân nhắc về quản lý thời gian và tài nguyên mà nhóm sẽ cần để hoàn thành dự án. 

Tính năng phần mềm quản lý dự án này giúp các nhà quản lý dự án tính toán ROI của một dự án trước khi các nguồn lực lớn được đầu tư.

Dự báo có tính đến thời gian dành cho từng nhiệm vụ và các nguồn lực cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ liên quan đến các hạn chế về ngân sách và mục tiêu doanh thu của tổ chức. Một công cụ dự báo cũng có thể dự đoán những rủi ro và hạn chế tiềm ẩn trong một dự án nhất định.

Quản lý nguồn tài nguyên

Tương tự như dự báo, các tính năng quản lý tài nguyên giúp người quản lý dự án hình dung nơi doanh nghiệp của họ đầu tư thời gian, năng lượng và nguyên vật liệu. Do đó, doanh nghiệp có thể đánh giá hoặc thay đổi kế hoạch của họ khi phát sinh những thách thức không lường trước được. 

Có thể mất nhiều thời gian để nhập và thiết lập một bản kiểm kê chi tiết về công ty và nguồn nhân lực, nhưng làm như vậy cho phép các nhà quản lý dự án lường trước các nút thắt cổ chai và phân bổ nguồn lực.

Lập ngân sách và theo dõi chi phí

Mặc dù phần mềm lập ngân sách cho các dự án và doanh nghiệp nói chung có các phiên bản độc lập, một số nhà cung cấp phần mềm quản lý dự án nhất định bao gồm các chức năng lập ngân sách cũng như theo dõi chi phí. Những điều này giúp các công ty chạy nhiều dự án cùng một lúc mà vẫn không bị hạn chế về ngân sách.

Trong khi phần mềm lập ngân sách hơi tự giải thích, phần mềm theo dõi chi phí và dự án có thể cung cấp cho các nhà quản lý dự án với lợi ích bổ sung là biết cách các thành viên trong nhóm tích lũy chi phí trong suốt thời gian tồn tại của dự án. 

Tương tự như theo dõi thời gian, theo dõi chi phí cung cấp dữ liệu có giá trị có thể được sử dụng để dự báo chi phí dự án trong tương lai và xây dựng ngân sách cho các kế hoạch dự án sắp tới.

Theo dõi thời gian dự án, nhiệm vụ và nhà thầu

Như tên của nó, phần mềm theo dõi thời gian theo dõi lượng thời gian mà mỗi người đóng góp dự án dành cho các nhiệm vụ được giao của họ. 

Bên cạnh việc đo lường năng suất một cách đơn giản, phần mềm theo dõi thời gian còn xây dựng một kho lưu trữ dữ liệu quý giá có thể giúp doanh nghiệp dự báo ngày hoàn thành cho các nhiệm vụ hoặc dự án tương tự trong tương lai.

Theo dõi thời gian đặc biệt hữu ích khi quản lý một nhóm từ xa, nhân viên hợp đồng hoặc nhân viên bán thời gian. 

Kết hợp với các tính năng cộng tác như nhắn tin và cảnh báo giúp nâng cao trải nghiệm lập kế hoạch và thực hiện dự án, theo dõi thời gian có thể giữ cho toàn bộ nhóm đúng tiến độ. 

Quản lý công việc

Quản lý nhiệm vụ đề cập đến việc phân công các trách nhiệm khác nhau cho các thành viên khác nhau của nhóm dự án. 

Có thể nhanh chóng xác định ai đã đóng góp vào phần nào của dự án cho phép các nhà quản lý xác định tốt hơn các điểm nghẽn và luôn cập nhật tiến độ của dự án. 

Phần mềm quản lý tác vụ thường được sử dụng bởi những người làm việc đơn lẻ và các nhóm nhỏ, trong khi phần mềm quản lý dự án có thể quản lý hàng trăm tác vụ lên đến một dự án lớn hơn hoặc một tập hợp các dự án.

Mặc dù khái niệm quản lý tác vụ là đơn giản, nhưng phần mềm này thực sự có thể khá mạnh mẽ. Trong trường hợp các dự án lớn, phức tạp hoặc nhiều dự án trải dài các phòng ban khác nhau, các nhiệm vụ thường được kết nối với nhau hoặc phụ thuộc vào những người khác. 

Một số chương trình quản lý dự án nhất định hướng tới các loại công việc này sẽ có khả năng phân công nhiệm vụ và các yếu tố phụ thuộc vào nhiệm vụ, giúp người quản lý xác định vị trí xảy ra sự cố về năng suất và chỉ định các nguồn lực cần thiết để khắc phục sự cố. 

Các tính năng này ngày càng bổ sung tính năng tự động hóa để tăng tốc độ chuyển đổi nhiệm vụ giữa các thành viên trong nhóm và trong toàn bộ quy trình làm việc của dự án.

Cài đặt quyền

Cài đặt quyền cho phép một nhà quản lý dự án quyết định ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc thay đổi các nhiệm vụ và chức năng trong dự án. 

Để quản lý một dự án một cách hiệu quả, một phần mềm quản lý dự án phải đáp ứng một cách thận trọng các quyền và quyền truy cập trên phần mềm. 

Cài đặt quyền chi tiết, trong phần mềm quản lý dự án, giúp người quản lý dự án tránh phải theo dõi nguồn gốc của các thay đổi trái phép đối với các nhiệm vụ hoặc toàn bộ giai đoạn của dự án. 

Cài đặt quyền đặc biệt quan trọng đối với các nhóm quản lý nhiều dự án trên nhiều phòng ban trong cùng một phần mềm dự án. Tìm cài đặt quyền được đặt trước hoặc dựa trên vai trò để quản lý người dùng không giới hạn một cách hiệu quả từ một trang tổng quan.

Tự động hóa

Tự động hóa tác vụ và quy trình làm việc giúp tăng tốc độ hoàn thành các dự án. Phần mềm được lập trình để phản hồi một sự kiện xác định với phản hồi ngay lập tức, giúp tiết kiệm thời gian trên nhiều lĩnh vực. 

Ví dụ: nội dung dự án có thể được gửi để phê duyệt khi hoàn thành hoặc thông báo cảnh báo sẽ được gửi nếu ngân sách vượt quá ngưỡng đặt trước. 

Các tính năng tự động hóa cũng có thể tự động lên lịch cho các nhiệm vụ định kỳ để hoàn thành, điều này làm giảm số lượng công việc thủ công mà người quản lý dự án phải làm vào bất kỳ ngày nào.

Bảng điều khiển phân tích và báo cáo

Các chức năng phân tích và báo cáo cho phép người quản lý dự án trực quan hóa dữ liệu dự án theo cách phát hiện ra sự kém hiệu quả về thời gian, tài nguyên và công việc. 

Loại dữ liệu này có thể rất quan trọng để tạo các trục giữa dự án, đặc biệt nếu nó được trình bày trong một bảng điều khiển có thể cung cấp một tham chiếu trực quan nhanh chóng. 

Nếu một nhiệm vụ cần thêm nguồn lực hoặc một bộ phận đang di chuyển chậm hơn những bộ phận khác, các tính năng phân tích chuyên sâu sẽ giúp các nhà quản lý  khắc phục hoặc tận dụng tình hình.

Chia sẻ tài liệu

Trong khi email vẫn là trụ cột của môi trường làm việc tập trung vào cộng tác, phần mềm quản lý dự án và điện toán đám mây đã cho phép các nhóm chia sẻ tài liệu theo những cách cải thiện năng suất và tăng hiệu quả sử dụng thời gian. 

  • Nhiều chương trình quản lý dự án cho phép người dùng tải lên tài liệu và đính kèm chúng vào các dự án hoặc nhiệm vụ, giúp dễ dàng xác định vị trí tài nguyên của dự án đó.
  • Mức độ chuyên sâu của các chức năng như vậy thay đổi từ tính đơn giản của hệ thống cộng tác như Google Drive đến các wiki chính thức chứa tất cả các tài liệu liên quan của dự án. 
  • Một số hệ thống dựa vào bảng tin mà các thành viên trong nhóm có thể sử dụng để thảo luận về các vấn đề đang diễn ra hoặc thông báo các bản cập nhật.
  • Các giải pháp chia sẻ toàn diện thường có các đường mòn kiểm tra và kiểm soát phiên bản ghi lại lịch sử của từng nhiệm vụ và dự án. 
  • Các đường mòn kiểm tra cho phép người quản lý dự án xem tiến độ nhiệm vụ và điều tra những thách thức mà các thành viên trong nhóm có thể gặp phải.
  • Tải tệp lên chuỗi thảo luận để chứng minh các tài liệu quan trọng và yêu cầu phản hồi về mô hình thiết kế. 
  • Các tính năng bổ sung như @ đề cập, yêu cầu, phê duyệt và thông báo qua email giúp các doanh nghiệp dễ dàng cộng tác.

Nhắn tin nội bộ

Các chức năng nhắn tin và họp được tích hợp trong công cụ hoặc tích hợp với hệ thống giúp tăng cường giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm. 

Các tính năng này có trong các phiên bản độc lập, nhưng cũng có thể được tìm thấy trong các giải pháp quản lý dự án toàn diện hoặc tất cả trong một. 

Phần mềm nhắn tin cho phép các thành viên trong nhóm nhận xét về tài liệu, gửi tin nhắn trực tiếp cho nhau và cung cấp ngữ cảnh trong tài liệu của nhóm đầy đủ.

7 phần mềm quản lý dự án được đánh giá cao hiện nay

Monday.com

Monday.com là một hệ thống dựa trên đám mây được thiết kế cho mọi quy mô doanh nghiệp để xử lý các dự án, quy trình và công việc hàng ngày. 

Nó có các bảng mã màu hữu ích để xem nhanh tiến độ dự án. Monday.com giúp cộng tác nhóm dễ dàng với các tính năng dành riêng cho tác vụ để liên lạc tập trung, chia sẻ tệp, quản lý tài liệu.

  • Ưu điểm: Các tính năng dành riêng cho tác vụ để cộng tác nhóm. Có một loạt các tích hợp để hỗ trợ những gì công ty của bạn đang sử dụng.
  • Nhược điểm: Mức giá thấp nhất có thể bị hạn chế về chức năng đối với các doanh nghiệp lớn.

Smartsheet

Đối với những người làm việc tốt nhất với bảng tính, Smartsheet có giao diện trực quan giống bảng tính cung cấp các chức năng tự động hóa và cộng tác. 

Báo cáo tự phục vụ và trang tổng quan cung cấp thông tin chi tiết về số liệu phân tích của bạn. Biểu đồ Gantt và các tính năng tự động hóa công việc trong Smartsheet giúp quản lý dự án dễ dàng hơn.

  • Ưu điểm: Dễ sử dụng cho những người quen thuộc với Excel. Định dạng có điều kiện cung cấp một trợ giúp trực quan rõ ràng.
  • Nhược điểm: Các tiện ích trên bảng điều khiển có phần hạn chế.

Wrike

Wrike là một giải pháp quản lý dự án mạnh mẽ phù hợp với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. 

Nó có các tính năng phần mềm theo dõi dự án hữu ích cho phép bạn theo dõi thời gian và quản lý các dự án khi đang di chuyển thông qua ứng dụng di động của nó. 

Mặc dù đắt hơn một chút so với một số đối thủ cạnh tranh, nhưng Wrike là một lựa chọn chất lượng có thể giúp bạn giải quyết các dự án ở mọi quy mô.

  • Ưu điểm:Theo dõi thời gian được tích hợp sẵn. Chế độ xem dòng thời gian cho các dự án. Ứng dụng quản lý dự án di động có sẵn.
  • Nhược điểm: Đắt hơn một chút so với các chương trình quản lý dự án tương tự như Asana và Jira.

Workzone

Workzone được bán trên thị trường như một giải pháp trung bình, có nhiều tính năng hơn phần mềm lập kế hoạch dự án cấp thấp, nhưng dễ sử dụng hơn các ứng dụng chuyên dụng. 

Đó là một hệ thống hoàn chỉnh và cân bằng, với nền tảng có các tính năng phù hợp, quy trình làm việc cho phép bạn duy trì hiện tại hoặc tạo quy trình làm việc mới và một nhóm hỗ trợ hữu ích.

  • Ưu điểm: Các mẫu có thể dễ dàng tùy chỉnh cho các nhiệm vụ và dự án cụ thể. Thông báo qua email là những lời nhắc hữu ích về các dự án và ngày đến hạn sắp tới.
  • Nhược điểm: Nếu một dự án bị trì hoãn trong một nhiệm vụ, ngày và tiến trình cho các nhiệm vụ phụ thuộc sẽ không được cập nhật tự động.

Asana

Thật khó để làm sai với Asana, một trong những giải pháp phần mềm lập kế hoạch dự án hàng đầu cho các nhóm thuộc mọi quy mô. 

Phần mềm giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch cho các dự án và theo dõi tiến độ, và sự phụ thuộc của nhiệm vụ đảm bảo bạn sẽ không vượt trước chính mình. Giải pháp này cũng cung cấp các cấp miễn phí cho phép tối đa 15 người cộng tác.

  • Ưu điểm: Giao diện người dùng sạch sẽ và trực quan. Bậc miễn phí hào phóng.
  • Nhược điểm: Chế độ xem Kanban bị hạn chế so với các nhà cung cấp phần mềm quản lý dự án khác  khác.

Jira

Jira khởi đầu là một ứng dụng theo dõi lỗi và sự cố, nhưng phần mềm quản lý chương trình hiện đã có một số phiên bản, bao gồm cả Jira Core để quản lý dự án. 

Các tác vụ trong Jira Core vẫn được gọi là “các vấn đề” và bạn có thể dễ dàng sử dụng các tác vụ này để tổ chức các dự án, đặt mức độ ưu tiên, đo lường băng thông của nhóm và hơn thế nữa. 

Là một trong những lựa chọn hợp lý hơn trong đợt tổng hợp này, Jira không cung cấp nhiều tính năng, nhưng đối với các nhóm nhỏ hơn, nó sẽ giúp tăng năng suất.

  • Ưu điểm: Khả năng lọc bảng Kanban theo ngày đến hạn. Nhiều tùy chọn báo cáo có sẵn để hình dung trạng thái dự án.
  • Nhược điểm: Nhẹ hơn về các tính năng so với các phần mềm quản lý dự án tương đương khác.

LiquidPlanner

Đối với các doanh nghiệp và doanh nghiệp lớn, nhiều người coi LiquidPlanner là phần mềm quản lý dự án tốt nhất trên thị trường. 

LiquidPlanner vượt trội trong việc cho vay khả năng hiển thị đối với các dự án lớn, do đó, thời gian hoàn thành ước tính luôn được cập nhật và các nhà quản lý dự án luôn biết họ có bao nhiêu nguồn lực và nhân viên. 

Định giá có thể bị cấm đối với các công ty nhỏ hơn, nhưng các nhóm lớn hơn sẽ coi đó là một khoản đầu tư tốt.

  • Ưu điểm: Ngày hoàn thành dự kiến ​​thay đổi khi tài nguyên bị thu hẹp. Khả năng tùy biến cao để đáp ứng nhu cầu của các nhóm lớn.
  • Nhược điểm: Đắt so với các giải pháp quản lý dự án khác. Việc thực hiện có thể tốn nhiều thời gian.

Tóm lại,

Chúng ta có thể kết luận rằng phần mềm quản lý dự án có thể mang lại sự nhẹ nhõm cho các doanh nhân đương đại. Nó giúp hợp lực trong các dự án, thiết lập thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài tốt, quản lý ngân sách, theo dõi từng bước của dự án, chia sẻ tài liệu, trao đổi với khách hàng và nhà cung cấp, tối ưu hóa việc đưa ra quyết định, …

Hy vọng những tính năng quan trọng của phần mềm quản lý dự án cũng như 7 phần mềm được chúng tôi gợi ý sẽ là sơ sở cho các doanh nghiệp lựa chọn cho mình những ứng dụng nào là phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Đọc Thêm:

ERP là gì?