Phần mềm ERP là gì? Ưu điểm và cách triển khai hiệu quả
Trong thời đại công nghệ số bùng nổ, việc ứng dụng các giải pháp phần mềm vào quản lý doanh nghiệp trở nên ngày càng phổ biến. Nổi bật trong số đó là hệ thống ERP giúp quản lý mọi vấn đề chỉ trong một ứng dụng. Vậy phần mềm ERP là gì? Mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Cùng BMD Solutions tìm hiểu ngay.
1. Phần mềm ERP là gì?
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) hay còn gọi là Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
Phần mềm ERP là một mô hình công nghệ all-in-one tích hợp nhiều ứng dụng thành các module trong một phần mềm duy nhất. ERP giúp tự động hóa toàn bộ các hoạt động liên quan đến tài nguyên của doanh nghiệp, tạo ra một hệ thống dữ liệu hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động như quản lý mua hàng, sản xuất, nhân sự,…
2. Lịch sử phát triển của hệ thống ERP
Giai đoạn 1
Trong những năm 1960, chi phí sản xuất là yếu tố cạnh tranh chính, do đó các doanh nghiệp thường tập trung vào sản xuất khối lượng lớn để tiết kiệm chi phí. Khi đó, ROP (Reorder Point) ra đời nhằm giúp các công ty dự đoán đơn hàng và điểm đặt lại hàng, hỗ trợ lập kế hoạch hiệu quả.
Cuối những năm 1960, sự xuất hiện của MRP (Material Requirements Planning) được xem là một phương pháp tiên tiến để lập kế hoạch và lên lịch nguyên vật liệu.
Giai đoạn 2
Vào cuối thập niên 1970, thị trường bước vào giai đoạn cạnh tranh khốc liệt khiến các công ty quan tâm nhiều hơn đến Marketing. Khi đó, MRP trở nên phổ biến nhờ các tính năng hữu ích như dự báo, lập kế hoạch tổng thể và kiểm soát hàng hóa.
Thời kỳ này cũng chứng kiến sự ra đời của COPICS – hệ thống kiểm soát thông tin sản xuất và MMAS – hệ thống quản lý tài khoản và sản xuất, đây chính là tiền thân thực sự của ERP.
Giai đoạn 3
Bước vào những năm 1980, J.D Edwards phát triển phần mềm cho hệ thống máy tính IBM 38, cho phép các doanh nghiệp lưu trữ thông tin sản xuất, tiếp thị và quản lý với dung lượng lớn. Từ đó, thuật ngữ MRP được sử dụng rộng rãi để thay thế cho “lập kế hoạch yêu cầu vật liệu” bằng “quy hoạch sản xuất”. MRP II cũng được đưa ra để xác định khả năng của hệ thống mới, đặt nền móng cho sự phát triển từ MRP ⇒ MRP II ⇒ CIM ⇒ ERP.
Giai đoạn 4
Đến những năm 1990, thuật ngữ ERP (Enterprise Resource Planning) được giới thiệu bởi tập đoàn Garner bao gồm các tiêu chí đánh giá mức độ tích hợp của các chức năng ERP vào hoạt động quản trị doanh nghiệp. Các chức năng chính bao gồm: thu mua nguyên vật liệu, quản lý hàng tồn kho, chi phí sản xuất,… Từ đó, ERP ngày càng phát triển để phù hợp với nhiều loại hình và quy mô doanh nghiệp khác nhau.
3. Các chức năng cơ bản của phần mềm ERP
Kế toán: Tính năng giúp theo dõi, lưu trữ và phân tích các dữ liệu tài chính như chi phí, doanh thu, ngân sách và các giao dịch tài chính khác. Một số phần mềm ERP còn hỗ trợ các tác vụ nâng cao như quản lý thuế, tài sản cố định và báo cáo tài chính chi tiết.
Quản lý tài chính: Hệ thống giúp theo dõi, phân tích và báo cáo các dữ liệu kinh doanh quan trọng, kiểm kê nguồn tài trợ, quản lý tiền mặt và kiểm soát tài chính. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp lớn, tERP là công cụ đắc lực giúp quản lý tài chính một cách tối ưu.
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Hỗ trợ theo dõi lịch sử giao dịch, quản lý thông tin khách hàng, cải thiện dịch vụ khách hàng thông qua các chiến lược tiếp cận và chăm sóc hiệu quả.
Quản lý hoạt động bán hàng và tiếp thị: ERP giúp tạo báo giá, quản lý đơn đặt hàng, dự báo doanh thu và theo dõi chi tiết tỷ suất và lợi nhuận, giúp tối ưu hóa các chiến dịch tiếp thị và quy trình bán hàng.
Quản lý nguồn nhân lực: Quản lý từ tuyển dụng đến lương thưởng và chấm công. Các chức năng phức tạp như khấu trừ thuế và phúc lợi được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu sai sót.
Quản lý tồn kho: Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng hàng tồn, địa điểm lưu trữ đến điều chỉnh lượng hàng nhập vào,… Bên cạnh đó, với cách quản lý hàng hóa theo các thông tin như mã quy cách, đơn vị tính, thời gian nhập kho và thời hạn sử dụng, từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý kho hàng, giảm thiểu lãng phí và thất thoát.
Phân tích dữ liệu và báo cáo: ERP tự động hóa quá trình phân tích dữ liệu và cung cấp các báo cáo chi tiết về hoạt động bán hàng, kinh doanh, nhân sự,… ERP chuyển đổi dữ liệu thô thành những thông tin chi tiết, giúp chủ doanh nghiệp đưa ra kết luận và điều chỉnh hoạt động một cách phù hợp. Hệ thống cũng cung cấp báo cáo dạng biểu đồ, đồ thi và bảng điều khiển tổng quan dựa trên dữ liệu đã phân tích.
Các phần mềm ERP hiện nay còn có các tính năng chuyên sâu cho từng lĩnh vực doanh nghiệp cụ thể. Trên thị trường hiện nay có hai loại ERP phổ biến là ERP mã nguồn đóng (có bản quyền) và ERP mã nguồn mở (miễn phí bản quyền).
ERP mã nguồn mở nổi bật với tính linh hoạt và dễ dàng tùy biến theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, vì thế đây đang là xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần có đội ngũ am hiểu về công nghệ.
4. Sơ đồ hệ thống ERP
Hệ thống ERP hoạt động theo sơ đồ như sau:
5. Lợi ích của phần mềm ERP với doanh nghiệp
Nhờ tập trung tất cả quy trình làm việc trên một nền tảng duy nhất, hệ thống quản lý ERP đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể:
Kiểm soát thông tin tài chính
Thông tin tài chính thường phải được tổng hợp từ nhiều bộ phận khác nhau, dẫn đến khả năng có sai lệch. Sử dụng ERP sẽ giúp doanh nghiệp tổng hợp tất cả dữ liệu tài chính vào một hệ thống duy nhất, đảm bảo tính nhất quán và chính xác. Khi một số liệu thay đổi, tất cả các thông tin liên quan đều tự động cập nhật, giúp hạn chế các sai sót không đáng có.
Một số phần mềm ERP hỗ trợ các doanh nghiệp lớn lập báo cáo tài chính kịp thời và chính xác mà không cần đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý. Nhà quản lý chỉ cần truy cập vào hệ thống ERP để có được những thông tin tài chính cần thiết cách nhanh chóng.
Tăng tốc độ xử lý công việc
Việc luân chuyển chứng từ, thông tin từ phòng ban này sang phòng ban khác thường gây ra sự chậm trễ và rủi ro sai sót. Sử dụng giải pháp ERP giúp tăng tốc độ công việc đáng kể, tránh rơi vào trường hợp “bị động” dẫn đến làm chậm tiến độ.
Ví dụ, nếu các bộ phận kế toán và bán hàng đã được trang bị hệ thống phần mềm, nhưng bộ phận kho lại chưa triển khai phần mềm thì các nhân viên ở kho vô tình trở thành rào cản, làm giảm tốc độ và năng suất làm việc của toàn bộ doanh nghiệp, khiến các bộ phận khác phải “chờ đợi” bộ phận kho.
Hệ thống quản lý ERP giải quyết vấn đề này bằng cách đồng bộ hóa tức thời dữ liệu giữa các phòng ban, giúp dòng công việc được liền mạch, tránh chậm trễ.
Hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập dữ liệu
Nhập liệu nhiều lần qua các bộ phận khác nhau thường dẫn đến nhầm lẫn và sai sót. ERP giúp khắc phục điều này bằng cách cho phép nhập dữ liệu một lần duy nhất và lưu trữ trên hệ thống. Các nhân viên khác chỉ cần truy cập vào dữ liệu gốc này, đảm bảo tính nhất quán và chính xác, tránh các lỗi do nhập liệu thủ công gây ra.
Dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên
Một cơ sở dữ liệu tập trung cùng các quy trình được sắp xếp rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát nội bộ. Tính năng “Audit track” của ERP cho phép theo dõi nguồn gốc của các hạng mục cần kiểm tra và xác định nhân viên liên quan. Nhà quản lý có thể giám sát hoạt động của nhân viên từ xa, nắm rõ kết quả công việc và doanh thu một cách chi tiết.
Một số phần mềm ERP còn có tính năng tự động phân tích dữ liệu để sắp xếp công việc phù hợp với thế mạnh của nhân viên, giúp tối ưu hóa năng suất làm việc.
Tạo ra “mạng xã hội” nội bộ trong doanh nghiệp
Phần mềm ERP thường tích hợp tính năng liên lạc nội bộ, cho phép người dùng chat riêng tư và cập nhật trạng thái cá nhân giống như một mạng xã hội nội bộ. Điều này giúp cải thiện giao tiếp và phối hợp giữa các nhân viên, tạo môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.
6. Sự khác biệt giữa CRM và ERP
CRM (Customer Relationship Management) là Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng. Hệ thống này tập trung vào việc thu thập, lưu trữ, phân tích thông tin khách hàng và tương tác với họ qua nhiều kênh khác nhau. Mục tiêu của CRM là tăng cường mối quan hệ với khách hàng, nâng cao hiệu quả bán hàng và cải thiện dịch vụ khách hàng.
ERP (Enterprise Resource Planning) là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống này quản lý tổng thể các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm tài chính, sản xuất, kho hàng, chuỗi cung ứng, nhân sự,… Mục tiêu của ERP là tối ưu hóa hoạt động, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nhìn chung, CRM tập trung vào quản lý quan hệ khách hàng và hoạt động bán hàng. Còn ERP nhằm mục đích tối ưu hóa và tích hợp các quy trình nghiệp vụ khác nhau trong doanh nghiệp.
7. Gợi ý các phần mềm ERP được sử dụng phổ biến hiện nay
Dưới đây là một số phần mềm ERP được sử dụng phổ biến tại Việt Nam và trên thế giới:
Các phần mềm ERP ở Việt Nam:
- MISA AMIS
- KMS eBizz
- FastWork.vn
- Bravo ERP
- ERPViet
Các phần mềm ERP nước ngoài:
- ERPNext
- Odoo ERP
- ERP Openbravo
- Microsoft Dynamics ERP
- Oracle ERP
- ERP SAP Business One
Lưu ý: Việc lựa chọn phần mềm ERP phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, ngân sách, nhu cầu quản lý,… Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định.Hi vọng qua bài viết, bạn đã giải đáp được thắc mắc Phần mềm ERP là gì và có thêm thông tin về hệ thống. Nhìn chung, ERP là công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Việc lựa chọn và triển khai phần mềm ERP phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất và lợi nhuận
Phạm Trung Sơn hiện đang là CEO của công ty BMD Solutions có hơn 7 năm kinh nghiệm trong ngành lập trình, tư vấn giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp