Top 8 phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu dễ sử dụng
Phần mềm quản lý văn bản là công cụ hữu ích giúp các doanh nghiệp tổ chức và quản lý các loại tài liệu, công văn, giấy tờ hiệu quả hơn. Giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí, công sức, diện tích lưu trữ, tăng cường năng suất làm việc và dễ dàng hơn khi tìm kiếm tài liệu cần thiết. Cùng xem qua 8 phần mềm quản lý văn bản hiệu quả, tiện ích mà bạn không nên bỏ qua.
1. Lạc Việt DMS
Lạc Việt DMS là phần mềm quản lý văn bản, tài liệu được phát triển bởi Công ty CP Tin Học Lạc Việt, phù hợp với các doanh nghiệp, cơ quan có nhu cầu lưu trữ và quản lý thông tin một cách khoa học, hiệu quả. Từ đó hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc cũng như gia tăng khả năng bảo mật thông tin. Ngoài ra, người dùng cũng có thể chia sẻ đồng bộ dữ liệu trên nhiều nền tảng và thiết bị khác nhau.
Ưu điểm
- Tính năng quản lý tài liệu ngay trên giao diện trực tuyến rất tiện lợi, phần mềm đáp ứng chuẩn nghiệp vụ, công nghệ theo quy định của Cục văn thư lưu trữ Quốc gia.
- Khả năng phân quyền hoặc hạn chế truy cập, xác thực người dùng.
- Công cụ tìm kiếm thông minh hỗ trợ truy xuất tài liệu, hồ sơ theo nhiều tiêu chí nhanh chóng và chính xác.
- Có thể tương tác thông minh giữa các tài liệu, khả năng xây dựng tùy biến và không giới hạn các quy trình quản lý lưu trữ.
- Tích hợp công nghệ QR Code, Barcode, RFID và khả năng tích hợp các hệ thống khác, tối ưu hiệu quả sử dụng.
- Sử dụng được trên nhiều nền tảng như máy tính, ipad, điện thoại,…
- Hệ thống báo cáo, thống kê dữ liệu đầy đủ, chi tiết, tùy biến linh hoạt theo nhu cầu.
Hạn chế
- Giao diện của phần mềm Lạc Việt DMS cũ, khó sử dụng.
Mức phí: Phần mềm Lạc Việt DMS có cung cấp cho khách hàng phiên bản demo miễn phí và gói dịch vụ trả phí. Để biết chi tiết về bảng giá dịch vụ, bạn có thể liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp để được tư vấn.
2. EFY
Phần mềm EFY là công cụ hỗ trợ công tác điều hành tác nghiệp, quản lý văn bản đến – đi và hồ sơ công việc được sử dụng phổ biến tại các cơ quan hành chính nhà nước. Phần mềm này đáp ứng tốt các nghiệp vụ số hóa công tác quản lý văn bản, thu thập và lưu trữ thông tin văn bản, giúp quy trình quản lý văn bản tại tổ chức diễn ra nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm nhiều công sức và thời gian.
Ưu điểm
- Thiết kế giao diện đơn giản, chương trình sử dụng thân thiện, dễ hiểu.
- Tăng tính chuyên nghiệp cho đơn vị, tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý.
- Dễ dàng thực hiện các thao tác thu thập, chỉnh lý, bảo quả, tra cứu, khai thác và báo cáo thống kê tài liệu.
- Khả năng phân quyền người dùng, gửi thông báo đến các thành viên trong tổ chức.
- Lưu trữ tập trung văn bản không giới hạn số lượng và hoàn toàn bảo mật.
Hạn chế
- Chưa công khai bảng giá nên doanh nghiệp khó khăn khi làm dự trù ngân sách dịch vụ.
Mức phí: Phần mềm EFY cung cấp dịch vụ trả phí. Bạn có thể liên hệ trực tiếp đơn vị cung cấp để được tư vấn và gửi báo giá chi tiết.
3. Faceworks
Phần mềm quản lý văn bản Faceworks là một trong những phần mềm được đánh giá cao nhờ sở hữu nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp. Phần mềm này sẽ giúp bạn khắc phục được các vấn đề như thất lạc tài liệu giấy, thời gian tìm kiếm lâu, khó thống kê thông tin lưu trữ,… Đây là giải pháp tuyệt vời làm tăng hiệu suất làm việc và quản lý tài liệu của doanh nghiệp.
Ưu điểm
- Khả năng lưu trữ không giới hạn tài liệu, văn bản với tính bảo mật cao.
- Dễ dàng tìm kiếm, truy cập tài liệu cần thiết một cách nhanh chóng, dễ dàng thông qua nhiều tiêu chí lựa chọn đa dạng.
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu đầy đủ và khoa học, áp dụng cách sắp xếp đa dạng theo loại văn bản, thời kỳ, vụ việc,…
- Dễ dàng thêm, bớt, chỉnh sửa, xóa văn bản đính kèm.
- Tính năng thông báo, cảnh báo thông minh qua SMS, email, phần mềm về các văn bản cần soạn thảo, cần gửi đi hoặc văn bản cần người dùng chú ý đến.
Hạn chế
- Giao diện phần mềm Faceworks cũ, chưa được tối ưu nên còn khó sử dụng.
Mức phí: Phần mềm Faceworks có cung cấp phần mềm dùng thử miễn phí. Sau thời gian đó, bạn có thể liên hệ đơn vị cung cấp để được tư vấn chi tiết về bảng giá gói dịch vụ trả phí.
4. XaitPorter
XaitPorter là app quản lý tài liệu và công văn miễn phí được trang bị đầy đủ chức năng cần thiết giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả tài liệu, văn bản, hồ sơ. Bên cạnh đó, phần mềm còn là nền tảng hỗ trợ công việc cho nhiều người dùng cùng lúc với khả năng tạo, chỉnh sửa, chia sẻ tài liệu. Phần mềm có thể tích hợp thêm các công cụ phổ biến như Word và Excel để gia tăng hiệu suất công việc.
Ưu điểm
- Tính năng quản lý dự án và phân chia công việc tiện dụng, khoa học.
- Hỗ trợ kiểm tra lỗi ngữ pháp trên các văn bản.
- Tích hợp công cụ chú thích, đánh dấu, tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tương tác, trao đổi công việc và giải quyết vấn đề liên quan đến tài liệu.
- Lưu trữ thông tin tài liệu bảo mật trên bộ nhớ đám mây.
Hạn chế
- Giao diện phần mềm khá đơn điệu, cần thời gian để làm quen phần mềm.
- XaitPorter chỉ hỗ trợ tiếng Anh.
Mức phí: Phần mềm XaitPorter cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí. Sau đó, bạn có thể liên hệ với đơn vị cung cấp để được tư vấn và báo giá gói dịch vụ trả phí.
5. CloudOffice
Phần mềm quản lý văn bản CloudOffice là giải pháp tổng thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất công việc, đặc biệt là trong các nghiệp vụ quản lý văn bản. Phần mềm được thiết kế đầy đủ các tính năng giúp quản lý văn bản hiệu quả, trao đổi thông tin, điều hành công việc trực tuyến. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể theo dõi, xử lý tài liệu và điều hành công việc từ xa, chỉ cần kết nối mạng internet.
Ưu điểm
- Phân loại mô hình văn bản, dữ liệu theo nhiều chủ đề khác nhau. Đánh dấu phân chia trạng thái văn bản thành 2 mục chính: văn bản tham khảo và văn bản cần xử lý.
- Có thể bình luận, trao đổi công việc liên quan đến văn bản trên hệ thống.
- Phê duyệt, xử lý văn bản trực tuyến trên giao diện hệ thống, hỗ trợ làm việc từ xa tiện lợi.
- Báo cáo, thống kê số liệu chi tiết, chính xác.
- Giao diện CloudOffice thân thiện, thao tác xuất – nhập dễ dùng.
- Phân hệ cá nhân giúp người dùng linh hoạt điều chỉnh, tạo lập tính năng phù hợp với nhu cầu cá nhân.
Hạn chế
- Phần mềm CloudOffice chưa công khai bảng giá nên doanh nghiệp khó khăn khi cần dự trù ngân sách.
Mức phí: Phần mềm CloudOffice có cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí và bảng chính thức có trả phí. Để biết chi tiết về bảng giá dịch vụ, bạn vui lòng liên hệ trực tiếp đơn vị cung cấp.
6. DocEye
DocEye là phần mềm quản lý văn bản miễn phí được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp quy mô từ nhỏ đến lớn. Phần mềm này được trang bị đầy đủ tính năng giúp quy trình quản lỹ hồ sơ của doanh nghiệp chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian, cải thiện năng suất làm việc hiệu quả hơn.
Ưu điểm
- Quản lý công văn đến, đi và các tài liệu khoa học. Dễ dàng phân loại, chỉnh sửa tài liệu, hồ sơ trên hệ thống.
- Khả năng quản lý, lưu trữ và chia sẻ tài liệu không giới hạn.
- Tính bảo mật dữ liệu cao nhờ cơ chế phân quyền cho từng người dùng.
- Khả năng đồng bộ dữ liệu cá nhân đến thư mục chung và chia sẻ kho tài liệu chung đến các thành viên trong công ty.
- Tiết kiệm chi phí quản lý vận hành, tích hợp sẵn bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp cơ bản (gồm mẫu form, đơn từ,…)
Hạn chế
- Phần mềm hoạt động có hiệu quả không sẽ phụ thuộc nhiều vào tình trạng cơ sở hạ tầng IT của doanh nghiệp.
Mức phí: Phần mềm DocEye cho phép khách hàng dùng thử miễn phí trong thời hạn nhất định và cung cấp các gói dịch vụ trả phí như sau:
- Gói ONLINE STANDARD: 10.000.000đ/năm.
- Gói ONLINE BUSINESS: 20.000.000đ/năm.
- Gói ONLINE PREMIUM: 30.000.000đ/năm.
7. CoDX
CoDX không chỉ là phần mềm quản lý văn bản hiệu quả mà còn là công cụ thiết lập giải pháp văn phòng điện tử vô cùng tiện lợi cho các doanh nghiệp. Đây là nền tảng vững chãi hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số, giảm chi phí quản lý và tăng hiệu suất công việc.
Ưu điểm
- Thực hiện lưu trữ, tổ chức và quản lý tài liệu khoa học tập trung, đầy đủ, có tính bảo mật cao.
- Tìm kiếm và sử dụng hồ sơ, tài liệu cho công việc dễ dàng theo từ khóa, phân loại.
- Chia sẻ tài nguyên số hóa linh hoạt, có thể bình luận trao đổi công việc ngay trên tệp tin.
- Khả năng phân quyền cho người dùng, chia sẻ tài liệu an toàn trong doanh nghiệp.
- Thực hiện điều chỉnh, thêm bớt, hiệu chỉnh tài liệu dễ dàng.
- Hoạt động tốt trên mọi nền tảng và thiết bị từ máy tính, laptop, máy tính bảng,… giúp làm việc dễ dàng, mọi lúc mọi nơi.
- Tích hợp thêm các nghiệp vụ quản lý công việc, quản lý quy trình và phê duyệt – ký số giúp nhà quản trị thực hiện các quy trình vận hành hiệu quả.
Hạn chế
- Có nhiều tính năng nên cần thời gian đào tạo nhân viên phát huy được tối đa hiệu quả phần mềm.
Mức phí: Hiện nay, phần mềm CoDX hỗ trợ khách hàng phiên bản dùng thử miễn phí lên đến 30 ngày. Sau thời gian này, bạn cần trả phí để tiếp tục sử dụng dịch vụ với các gói sau:
- Gói CoDX Document: 25.000 đồng/người/tháng.
- Gói CoDX Dispatch: 35.000 đồng/người/tháng.
8. iOffice
Phần mềm quản lý văn bản iOffice là hệ thống giúp quản lý văn bản toàn diện được phát triển bởi Công ty Công nghệ VNPT. Đây là phần mềm được người dùng đánh giá cao nhờ có nhiều tính năng hữu ích, thao tác dễ dàng. Đồng thời còn tạo nên môi trường tương tác đa chiều, giúp quản lý và nhân viên có thể trao đổi, chia sẻ thông tin dễ dàng như một nền tảng mạng xã hội nội bộ của doanh nghiệp.
Ưu điểm
- Lưu trữ, quản lý tài liệu và hồ sơ tập trung, sắp xếp khoa học, logic.
- Có thể chỉnh sửa văn bản online trên định dạng file word, excel hoặc text.
- Khả năng truy cập tài liệu trực tuyến nhanh chóng.
- Tra cứu thông tin, tìm kiếm tài liệu bằng từ khóa.
- Phân quyền sử dụng tài liệu đối với từng cá nhân, đảm bảo tính bảo mật.
- Có thể liên kết với máy scan để thực hiện quét nội dung văn bản và tải lên tiện lợi.
- Tính năng phân công lịch công tác và quản lý lịch họp.
Hạn chế
- Chưa công khai bảng giá nên gây khó khăn cho doanh nghiệp khi cần dự trù ngân sách.
Mức phí: Phần mềm iOffice – VNPT cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí và các gói dịch vụ trả phí. Để nhận báo giá chi tiết, bạn vui lòng trực tiếp đơn vị cung cấp dịch vụ.
9. BMD Solutions thiết kế phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu theo nhu cầu
BMD Solutions là lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp đang có nhu cầu thiết kế phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu theo nhu cầu riêng. Chúng tôi có nhiều kinh nghiệm trong các dự án lớn nhỏ để tạo nên những sản phẩm chất lượng, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng. Khi lựa chọn dịch vụ tại BMD Solutions, bạn hoàn toàn có thể yên tâm nhờ những ưu điểm nổi trội sau đây:
- Bạn được trải nghiệm tính năng phần mềm trước khi BMD Solutions chuyển sang giai đoạn coding để chắc chắn về chất lượng thành phẩm nhận được.
- Chúng tôi luôn lắng nghe nhu cầu của khách hàng, tư vấn tận tình, làm việc đúng thời hạn để tạo nên phần mềm phù hợp nhất với cách doanh nghiệp vận hành.
- BMD Solutions cam kết về tính bảo mật của phần mềm, đồng thời chúng tôi cũng giữ lại Source code để phục vụ nhu cầu tùy biến của khách hàng trong tương lai.
- Phần mềm chuẩn thuần Việt, hoạt động tốt trên đa nền tảng, luôn cập nhật công nghệ mới nhất và có giá thành hết sức cạnh tranh.
Trên đây là tổng hợp top 8 phần mềm quản lý văn bản chất lượng, hiệu quả, được nhiều doanh nghiệp sử dụng mà BMD Solutions muốn giới thiệu đến bạn. Nếu quan tâm đến dịch vụ thiết kế ứng dụng quản lý văn bản theo nhu cầu của chúng tôi, hãy liên hệ ngay theo hotline 0357 415 495 để được tư vấn thông tin chi tiết.
Phạm Trung Sơn hiện đang là CEO của công ty BMD Solutions có hơn 7 năm kinh nghiệm trong ngành lập trình, tư vấn giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp