Quy trình logistics

Quy trình Logistics chuẩn cho công ty vận chuyển

Trước kia, ngành công nghiệp được xem là thước đo cho sự phát triển của một quốc gia. Tuy nhiên thời nay, tiêu chí đó đã được thay thế bởi ngành dịch vụ. Logistics là một trong những dịch vụ được nhà nước khuyến khích nhiều nhất. Vậy hãy cùng tìm hiểu về quy trình logistics và chi phí logistics để hiểu hơn về nó nhé!

Khái niệm logistics là gì?

Logistics là một thuật ngữ nước ngoài. Nó dùng để chỉ các hoạt động nằm trong chuỗi cung ứng hàng hóa. Bao gồm những công đoạn như lên kế hoạch, thực hiện và kiểm soát các luồng dịch chuyển của hàng hóa. Đồng thời kiểm soát các thông tin liên quan đến hàng hóa từ khâu mua sắm nguyên vật liệu cho tới khi hàng được tiêu dùng.

Logistics

Như vậy, logistics là một khái niệm có nội hàm rất rộng. Nó không thể quy đổi sang tiếng Việt thành một từ ngữ cụ thể nào cả. Hình dung một cách đơn giản hơn thì nó là tất cả những hoạt động xoay quanh hàng hóa như: đóng gói, dập bao bì, lưu kho bãi, bảo quản, xuất nhập hàng, vận chuyển,…

Như thế nào là quy trình logistics chuẩn?

Logistics là công việc không thể thiếu để một sản phẩm nào đó ra đời và đến với người dùng. Tùy vào đặc thù hàng hóa mà mỗi doanh nghiệp đưa ra một quy trình logistics khác nhau. Sẽ rất khó để đưa ra một quy chuẩn cho logistics. Tuy nhiên quy trình logistics đa phần sẽ bao gồm các bước cơ bản sau: Thu thập thông tin từ khách hàng-Báo giá-Xác nhận thông tin-Sắp xếp hàng hóa-Vận chuyển-Giao hàng-Lưu hồ sơ

Các bước trong quy trình logistics cơ bản

Quy trình logistics chuẩn

Dịch vụ logistics có thể diễn ra trong nội địa một quốc gia. Hoặc nó cũng có thể có quy mô lớn, mang tính xuyên biên giới. Thông thường logistics sẽ có các bước cơ bản là:

  • Bước 1. Xin giá từ bên nhập hoặc bên xuất khẩu. Hoặc tự tìm kiếm chúng qua các kênh khác nhau qua mạng xã hội.
  • Bước 2. Lấy booking, xem xét và xác nhận hóa đơn. Hóa đơn này sẽ được cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin cơ bản liên quan đến hàng hóa như ngày, giờ, địa điểm nhận hoặc đưa hàng tới.
  • Bước 3. Tập hợp và in các giấy tờ liên quan tới việc xuất nhập khẩu hàng hóa. Việc này sẽ do khách hàng chuẩn bị chứ không phải công ty logistics.
  • Bước 4. Thực hiện các thủ tục xuất – nhập khẩu hàng hóa (bao gồm việc xuất trình giấy tờ lô hàng cho hải quan, nộp các loại thuế phí,…)
  • Bước 5. Đưa hàng hóa nhập/ xuất cảng.
  • Bước 6. Gửi cho các đơn vị liên quan hướng dẫn lập hóa đơn cho lô hàng.
  • Bước 7: Nhận lại hóa đơn gốc và gửi về cho bên xuất hoặc nhập khẩu.
  • Bước 8. Lưu hồ sơ để đề phòng giải quyết các vấn đề phát sinh sau đó.

Đọc thêm:

Các công ty logistics hàng đầu Việt Nam hiện nay

Các hình thức quản lý cơ bản trong logistics

Nếu làm quen với logistics, chắc hẳn bạn sẽ biết tới các ký hiệu 1P, 2P, 3P, 4P. Các ký hiệu này đều là viết tắt của một cụm từ tiếng Anh, trong đó P chính là “Party”. Chúng dùng để chỉ 4 hình thức quản lý cơ bản trong logistics đó là:

Các hình thức logistics
  • 1PL Logistics (First Party Logistics): Hình thức này chỉ có sự tham gia của 1 bên duy nhất, đó là doanh nghiệp. Doanh nghiệp sản xuất cũng chính là doanh nghiệp đứng ra lưu trữ, vận chuyển, phân phối hàng hóa tới nơi tiêu thụ cuối cùng.
  • 2PL Logistics (Second Party Logistics): Là hình thức có sự tham gia của hai bên khác nhau vào việc quản lý logistics. Doanh nghiệp sản xuất có thể thực hiện quy trình logistics, nhưng đồng thời cũng thuê ngoài dịch vụ logistics.
  • 3PL Logistics (Third Party Logistics): Với hình thức này, doanh nghiệp sản xuất sẽ chủ động một đơn vị khác thực hiện logistics. Đơn vị được thuê có thể tiến hành một hoặc mọi hoạt động logistics tùy vào thỏa thuận.
  • 4PL Logistics (Fourth Party Logistics): Hình thức cuối cùng cho phép doanh nghiệp thuê ngoài để thực hiện mọi hoạt động logistics. Họ chỉ quản lý và điều hành đơn vị thuê ngoài để đạt hiệu quả cao hơn mà thôi.

Các loại chi phí logistics và yếu tố ảnh hưởng

Chi phí logistics luôn là điều được các doanh nghiệp quan tâm. Ở đây BMD xin đưa tới cho bạn những thông tin tham khảo:

Cách tính chi phí logistics

Chi phí logistics là tổng của các loại chi phí:

  • Chi phí vận tải;
  • Chi phí liên quan đến dịch vụ khách hàng;
  • Chi phí dự trữ;
  • Chi phí quản lý kho;
  • Chi phí sản xuất;
  • Chi phí giải quyết đơn hàng, thông tin.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí của logistics

Những yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến chi phí logistics có thể kể ra là giá xăng dầu, các loại phụ phí tăng/giảm, số lượng hàng hóa, yếu tố mùa vụ, quãng đường,…

Lượng hàng ảnh hưởng đến chi phí logistics
Số lượng hàng hóa sẽ ảnh hưởng đến chi phí logistics

Quy trình sale logistics

Sale logistics được hiểu là việc các đơn vị kinh doanh logistics tìm kiếm khách hàng. Qua đó họ thể hiện mong muốn và khả năng hợp tác để cung cấp cho khách hàng những dịch vụ về vận chuyển hàng hóa trong nước hoặc quốc tế.

Bản chất của sale logistics không khác biệt so với sale các ngành khác. Tuy nhiên nó đòi hỏi ở người sale kỹ năng và kiến thức bài bản. Quy trình sale logistics cơ bản được chia sẻ gồm những bước:

  • Bước 1. Chỉ ra điểm mạnh – yếu của đơn vị mình so với đối thủ. Giúp khách hàng có cái nhìn khách quan nhưng vẫn bị thu hút vào đơn vị bạn.
  • Bước 2. Lấy thông tin khách hàng (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại hoặc email liên lạc,…)
  • Bước 3. Giới thiệu chi tiết các dịch vụ của đơn vị, tập trung vào những dịch vụ mà khách hàng mong muốn.
  • Bước 4. Liên hệ với bộ phận XNK để lấy bảng giá và gửi cho khách hàng.
  • Bước 5. Đi đến ký kết hợp đồng và bàn giao công việc cho các bộ phận khác.

Phần mềm logistics cải thiện quy trình như thế nào?

Phần mềm logistics cải thiện quy trình
Phần mềm sẽ giúp cho việc quản lý khoa học, chặt chẽ

Đọc thêm:

Thiết kế phần mềm logistics theo yêu cầu

Với những phân tích nêu trên, có thể thấy logistics là một quá trình phức tạp. Hiện nay, đa phần các đơn vị logistics đều sử dụng phần mềm để cải thiện quy trình. Nó có nhiều lợi ích:

  • Có khả năng giải quyết các vấn đề một cách tự động, đảm bảo độ chính xác và nhanh nhạy;
  • Giảm thiểu các chi phí phân phối và tồn kho xuống mức thấp nhất;
  • Tối ưu hóa bộ máy hành chính và giảm lỗi bill;
  • Thống kê và báo cáo tình hình cho người quản lý;
  • Nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ, mở rộng quy mô khách hàng.

Nhìn chung, quy trình logistics trải qua rất nhiều công đoạn phức tạp. Do vậy, cần một hệ thống quản lý bài bản, thống nhất mà hiệu quả. Sử dụng phần mềm quản lý sẽ là lựa chọn khiến cho bạn hài lòng nhất! Hãy liên hệ với chúng tôi để phát triển phần mềm, ứng dụng logistics nhé!