Quy Trình Quản Lý Doanh Nghiệp Hiệu Quả

Quản lý doanh nghiệp hiệu quả không hề đơn giản. Nó liên quan đến việc đưa ra các chiến lược và cấu trúc để điều phối và kiểm soát các nguồn lực và mang lại kết quả. 

Nó vừa là khoa học vừa là nghệ thuật. 

Và, trong khi quản lý doanh nghiệp chắc chắn liên quan đến bản năng và kinh nghiệm, cũng có những chức năng quản lý cụ thể mà mọi công ty nên tập trung vào để tối đa hóa cơ hội thành công của mình. 

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cho bạn quy trình quản lý doanh nghiệp và những yêu cầu đối với nhà quản lý sao cho thành công.

quan-ly-doanh-nghiep

Quản lý doanh nghiệp là gì?

Nói một cách đơn giản, nó là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả một tập hợp các hoạt động liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức và điều hành các thực thể kinh doanh. Đối với bất kỳ công ty nào để phát triển, một loạt các hoạt động cần phải được điều chỉnh phù hợp và điều phối chúng là một nhiệm vụ quản lý doanh nghiệp.

Nhưng đó không phải là câu trả lời chính xác duy nhất. Chúng ta có thể hiểu quản lý doanh nghiệp được mô tả là quá trình dẫn dắt và tạo mũi nhọn cho doanh nghiệp. 

Trách nhiệm quản lý kinh doanh bao gồm nhiều khía cạnh khác – từ lập kế hoạch tài chính, lãnh đạo nguồn nhân lực, đến điều hướng tất cả các quy trình. 

Quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Lập kế hoạch

Cho dù bạn đang lập kế hoạch cho một chiến dịch tiếp thị, dẫn đầu một sự chuyển đổi tổ chức hay tối ưu hóa quy trình kinh doanh, bạn nên được hướng dẫn bởi tầm nhìn và sứ mệnh rộng lớn hơn của công ty. 

Nếu không có sự liên kết này, bạn có thể quản lý bộ phận, nhân sự, dự án hoặc quy trình của mình một cách hiệu quả như bạn muốn, nhưng bạn có thể sẽ không nhận ra lợi ích kinh doanh. 

Giai đoạn lập kế hoạch của quá trình quản lý là việc tìm hiểu bối cảnh mà bạn đang quản lý bên trong và sử dụng kiến ​​thức đó để chọn cách hành động tốt nhất nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Ở cấp độ tổ chức, các mô hình phân tích, chẳng hạn như SWOT, có thể hữu ích để hỗ trợ hiểu biết này. 

Khung SWOT cho phép bạn nhìn nhận một cách trung thực về điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức và xác định cách những khả năng nội bộ này cho phép bạn khai thác các cơ hội và giảm thiểu các mối đe dọa. 

SWOT cũng có thể được áp dụng ở cấp phòng ban và dự án và bạn có thể bắt đầu với phân tích của mình bằng cách tập trung vào các câu hỏi sau:

  • Điểm mạnh: Doanh nghiệp của bạn có những điểm mạnh độc đáo nào mang lại lợi thế cạnh tranh?
  • Điểm yếu: Những lĩnh vực nào trong doanh nghiệp của bạn yếu hơn và bạn phải lấp đầy những khoảng trống nào để doanh nghiệp của bạn vẫn tồn tại và cạnh tranh?
  • Cơ hội: Cơ hội hiện tại có sẵn cho doanh nghiệp của bạn là gì?
  • Các mối đe dọa: Các mối đe dọa hiện tại ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn là gì?

Tất nhiên, các dự án nhỏ hơn sẽ không cần đánh giá đầy đủ về tình hình kinh tế vĩ mô hiện tại hoặc lo ngại về những thách thức của các rào cản gia nhập thị trường. Tuy nhiên, có thể đáng để sửa đổi mô hình như một lời nhắc nhở để xem xét môi trường bạn đang làm việc. 

Ví dụ, bạn biết gì về những gì các dự án tương tự đã phải vật lộn trong quá khứ? Văn hóa tổ chức ảnh hưởng như thế nào đến việc hoàn thành công việc? Những kỹ năng hoặc khoảng trống về nguồn lực mà bạn có trong nhóm của mình có thể cản trở sự tiến bộ là gì? 

Loại phân tích này có thể giúp bạn tìm kiếm và giảm bớt những trở ngại tiềm ẩn khiến công việc của bạn không thể tiến lên. Nó cũng có thể giúp bạn xác định các cơ hội có thể có từ các quyết định bạn thực hiện hoặc cách bạn tiếp cận công việc của mình. 

Dù bạn đang quản lý dự án hoặc quy trình quy mô nào, bạn sẽ cần một kế hoạch vững chắc. Bạn sẽ cần phải tìm ra mục tiêu mà bạn đang cố gắng đạt được và hiểu thành công là như thế nào. 

Tổ chức

Chức năng quản lý chính này là về thiết kế tổ chức, cấu trúc và chính sách giúp quản lý công việc ở cấp chức năng. Tất nhiên, điều này có vẻ khác ở cấp độ quản lý dự án, nhưng vẫn có bốn yếu tố cơ bản bạn cần nghĩ về việc tổ chức:

  • Con người: Tóm lại, bạn cần xem xét cách tốt nhất để tổ chức mọi người của bạn để thực hiện kế hoạch và đưa tổ chức hoặc dự án đến gần hơn với mục tiêu của nó. 

Điều này sẽ bao gồm quy mô nhóm của bạn, cách tổ chức, mức năng lực và những kiến ​​thức, kỹ năng và kinh nghiệm mà nhân viên cần để thực hiện kế hoạch.

  • Các quy trình: Tổ chức liên quan đến việc xác định và nhóm các hoạt động thành các khu vực chức năng. Sau đó, các quy trình cần được thiết lập để tiến tới công việc theo cách hiệu quả nhất có thể. 

Ở cấp độ tổ chức, đây có thể là cách quản lý ngân sách và phân quyền tài chính. Ví dụ: ở cấp độ dự án, đây có thể là cách các yêu cầu thay đổi được xử lý.

  • Nguồn lực: Điều này bao gồm việc tổ chức mọi cơ sở hạ tầng, vốn, kiến ​​thức hoặc vật liệu cần thiết để đưa doanh nghiệp đến gần hơn với mục tiêu của nó. 

Ở cả cấp độ công ty và cấp độ dự án, điều này có thể đòi hỏi bạn phải suy nghĩ về cách bạn sẽ vận chuyển, lưu trữ và tổ chức nguyên liệu thô một cách hiệu quả nhất.

  • Công nghệ: Đây là việc hiểu công nghệ nào cần thiết để giúp tổ chức công việc, bao gồm những hệ thống, nền tảng và công cụ nào được yêu cầu.

Dẫn đầu

Yếu tố hàng đầu của quy trình quản lý doanh nghiệp là nhận được những điều tốt nhất từ ​​nhân viên của bạn. 

  • Người quản lý cần chỉ đạo công việc và thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc

Điều này có thể yêu cầu họ sử dụng các phong cách và cách tiếp cận quản lý khác nhau. Bạn cũng cần phải kết hợp các nhiệm vụ với năng lực và khả năng của nhân viên.

  • Người quản lý doanh nghiệp cần giám sát và quản lý hiệu suất của nhân viên. 

Điều này sẽ yêu cầu bạn giám sát việc hoàn thành và kết quả nhiệm vụ, đồng thời cung cấp các đánh giá và kế hoạch phát triển. Với tư cách là một người quản lý doanh nghiệp, mức độ hiệu quả của bạn chiếm 70% sự khác biệt về mức độ gắn bó của nhân viên – điều này có thể gây ra rất nhiều áp lực. 

  • Đặt ra các nhiệm vụ phù hợp 

Đặt ra các nhiệm vụ phù hợp kéo dài nhưng không khiến nhân viên của bạn bị ảnh hưởng, giao tiếp hiệu quả và cung cấp phản hồi thường xuyên là ba điều cần thiết cần xem xét nếu bạn muốn thành công của quy trình quản lý doanh nghiệp. 

Điều này đặc biệt đúng khi dẫn đầu trong một cấu trúc công việc từ xa hoặc kết hợp. Sự thiếu minh bạch có thể dẫn đến việc quản lý vi mô khi các nhà quản lý bù đắp quá nhiều cho dữ liệu hạn chế bằng cách giám sát nhân viên của họ chặt chẽ hơn. 

Điều này làm tăng sự thoải mái của nhân viên vì họ không cảm thấy mình được tin tưởng. 

Phần mềm phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt thực sự ở đây bằng cách đảm bảo cả nhân viên và người quản lý đều có được thông tin họ cần để thành công. 

Phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể đặc biệt hữu ích trong việc cung cấp một quy trình quản lý hiệu quả. Nó thực hiện điều này thông qua việc đảm bảo quản lý tác vụ thành công , cung cấp cơ hội chia sẻ và cộng tác, đồng thời cung cấp chức năng báo cáo để bạn có thể kiểm tra tiến độ đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình. 

Kiểm soát

Chức năng kiểm soát yêu cầu khả năng giám sát và báo cáo tiến độ cho các bên liên quan. Nhưng, nó không chỉ là một chức năng theo dõi. 

Điều quan trọng là thông tin thu thập được từ quá trình kiểm soát được sử dụng để thông báo cho việc ra quyết định hiệu quả và cho phép các nhà quản lý thực hiện hành động.

Trong chức năng kiểm soát, có một số yếu tố cần thiết:

  • Hiểu ‘tốt’ trông như thế nào: 

Phần đầu tiên của việc kiểm soát là xác định các kỳ vọng về hiệu suất và thiết lập các tiêu chuẩn.  

  • Ở cấp độ tổ chức, đây có thể là việc quyết định giờ làm việc của nhân viên. 
  • Ở cấp độ dự án, điều này có thể đang thiết lập lịch trình cơ sở của bạn.
  • Theo dõi hiệu suất thực tế: 

Khi bạn đã thiết lập hiệu suất mong đợi, bạn cần theo dõi hiệu suất thực tế và so sánh với hiệu suất mong đợi.

  • Thực hiện hành động khắc phục: 

Như đã lưu ý ở trên, chức năng điều khiển sẽ gặp sự cố nếu việc giám sát hiệu suất không dẫn đến hành động. Nếu có bất kỳ sai lệch nào so với những gì bạn mong đợi, bạn cần phải thực hiện hành động sửa chữa để đưa mọi thứ trở lại đúng hướng. 

Sử dụng ví dụ của chúng tôi ở trên, nếu một nhân viên thường xuyên đi làm muộn, điều này có thể liên quan đến việc quản lý trực tiếp của họ nhắc nhở họ về giờ làm việc, thảo luận về bất kỳ thách thức nào khiến họ đến muộn và giải thích hậu quả của việc tiếp tục đi muộn. 

Ở cấp độ dự án, nếu chi phí của bạn tăng vọt ngoài tầm kiểm soát, đây là lúc bạn tránh vùi đầu vào cát và thay vào đó, hãy thắt chặt hầu bao.

  • Rút kinh nghiệm: 

Điều quan trọng là ghi lại những sai lệch, nguyên nhân có thể xảy ra và hành động được thực hiện để sửa chữa chúng. Bằng cách này, các nhà quản lý sẽ không mắc phải những sai lầm tương tự hoặc phát minh lại bánh xe.  

Lưu ý khi các vấn đề xảy ra và chia sẻ thông tin đó có nghĩa là những người khác có thể học hỏi từ kinh nghiệm của bạn.

Yêu cầu đối với nhà quản lý doanh nghiệp

Bạn có biết rằng 90% các công ty khởi nghiệp mới đều thất bại? Thật không may, điều này chủ yếu là do sự quản lý kinh doanh thiếu chuyên nghiệp. 

Vậy, bí quyết của những người làm ra nó là gì? 

Nó tương đối đơn giản. 

Mục tiêu cuối cùng của mọi công ty là hoạt động như một cỗ máy được bôi dầu tốt. Và người chịu trách nhiệm biến điều đó thành hiện thực được gọi là người quản lý doanh nghiệp. 

Họ cung cấp cho nhân viên của mình tất cả các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc của họ hàng ngày. Vì vậy, khi một công ty có một người đứng đầu tốt, thì bộ máy hoạt động của công ty chắc chắn tốt.. 

Để làm rõ, trong các công ty nhỏ hơn, nhiệm vụ của người quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả các phòng ban. Mặt khác, trong các tổ chức nổi bật hơn, một người có thể phụ trách một bộ phận duy nhất. Nhưng trong cả hai trường hợp, họ chịu trách nhiệm lãnh đạo các hoạt động hàng ngày, giám sát công việc và đạt được các mục tiêu tài chính và hoạt động.

Vì vậy, làm thế nào để bạn trở thành một nhà quản lý doanh nghiệp? 

Để làm rõ, chúng tôi xin giới thiệu cho bạn một số yêu cầu cơ bản về một nhà quản lý doanh nghiệp có tố chất:

Giáo dục 

Mặc dù ngày càng có nhiều công ty từ bỏ yêu cầu này, nhưng hầu hết các công ty đều yêu cầu được đào tạo chính quy cho vai trò như vậy. Yêu cầu đầu tiên là bằng đại học. Nhưng một số tổ chức cần bằng thạc sĩ về quản lý để xem xét bạn.

Kỹ năng  

Kỹ năng quản lý kinh doanh là yếu tố bắt buộc, bất kể loại hình tổ chức nào. Vì vậy, bạn sẽ cần phải giỏi:

  • Giao tiếp giữa cá nhân và doanh nghiệp
  • Tổ chức và điều phối
  • Tư duy chiến lược và lập kế hoạch
  • Quyết định
  • Giải quyết vấn đề và giảm thiểu xung đột

Trình độ chuyên môn bổ sung 

Những điều đó luôn có lợi giúp bạn nổi bật giữa đám đông. 

Ví dụ, có thể sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp có liên quan sẽ khiến bạn trở nên khác biệt ngay lập tức. Trên hết, hãy xem xét các tùy chọn có liên quan đến lĩnh vực bạn quan tâm, chẳng hạn như dự án , nhiệm vụ hoặc phần mềm quản lý nhân sự.

Cuối cùng, Quản lý doanh nghiệp bằng cách chuyển đổi số có thể mang lại lợi ích cho các công ty cần hiện đại hóa hoạt động hoặc sản phẩm của họ để duy trì tính cạnh tranh trong một thị trường đang thay đổi. 

Các nhà quản lý doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình quản lý nêu trên cũng như những yếu tố cần có để doanh nghiệp được ổn định tổ chức cũng như bắt kịp xu thế thời đại.

Đọc Thêm:

ERP là gì?