ERP là gì? 6 phần mềm ERP tốt nhất hiện nay

Đối với các tổ chức đang gặp khó khăn với dữ liệu và hệ thống khác nhau, giao tiếp không kết nối giữa các bộ phận, hoạt động kém hiệu quả và thời gian trễ, thì việc mua một hệ thống ERP là một giải pháp tiềm năng.

Các tổ chức tìm đến ERP, viết tắt của từ lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp, để giải quyết bất kỳ vấn đề nào từ việc tăng khả năng hiển thị hàng tồn kho và chuỗi cung ứng đến cải thiện quản lý dự án và giám sát tuân thủ. Nhìn chung, phần mềm ERP được coi là một công cụ mạnh mẽ giúp các công ty đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

Nhưng trước tiên, chúng ta hãy tìm hiểu về ERP là gì và 6 phần mềm tốt nhất hiện nay, nhờ đâu mà phần mềm này lại có sức mạnh phi thường đến như vậy.

ERP là gì?

erp-la-gi
ERP là gì? Và tại sao nó lại quan trọng với doanh nghiệp

ERP, hay hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, là phần mềm được thiết kế để quản lý và tích hợp các chức năng của các quy trình kinh doanh cốt lõi như tài chính, nhân sự, chuỗi cung ứng và quản lý hàng tồn kho trong một hệ thống duy nhất.

Được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, ERP được coi là phải có đối với các doanh nghiệp lớn và ngày càng được triển khai ở các doanh nghiệp nhỏ đang phát triển. 

Sự phức tạp của nền kinh tế toàn cầu và nhu cầu của người tiêu dùng hiện đại đã khiến cho việc hợp lý hóa các quy trình kinh doanh cũng như quản lý và tối ưu hóa dữ liệu trở nên quan trọng. ERP thường là nền tảng của những khả năng này.

Các thành phần chính của phần mềm ERP

Hệ thống ERP bao gồm các thành phần phần mềm hoặc mô-đun , mỗi thành phần tập trung vào một quy trình kinh doanh riêng biệt. Một số mô-đun nhất định được coi là “cốt lõi” đối với hầu hết mọi loại hình kinh doanh và là mô-đun đầu tiên được triển khai:

  • Phân hệ tài chính ERP tự động hóa kế toán cơ bản, lập hóa đơn, phân tích tài chính, dự báo và báo cáo. Đó thường là lý do chính khiến một công ty chuyển sang ERP từ phần mềm kế toán độc lập. 

Sự phức tạp ngày càng tăng của hoạt động kinh doanh khiến nhu cầu phải có một hệ thống duy nhất để quản lý tất cả các giao dịch tài chính và kế toán cho nhiều đơn vị kinh doanh hoặc dòng sản phẩm.

  • Nguồn nhân lực (HR), còn được gọi là quản lý vốn con người ( HCM ) là một quy trình cốt lõi khác mà các công ty cố gắng cải thiện với ERP. 

HCM cơ bản xử lý hồ sơ nhân viên, quản lý phúc lợi và tính lương nhưng thường bổ sung thêm các chức năng quản lý nhân tài, chẳng hạn như tuyển dụng nhân sự và quản lý hiệu suất.

  • Các mô-đun ERP khác phổ biến đối với hầu hết các doanh nghiệp bao gồm quản lý đơn hàng, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và mua hàng (mua sắm).

Các công ty liên quan đến sản xuất hoặc phân phối thường thêm mô-đun quản lý chuỗi cung ứng (SCM) để theo dõi mức tồn kho và quản lý kho hàng và vận chuyển trong chuỗi cung ứng. .

Các loại hệ thống ERP

Các sản phẩm ERP thường khác nhau tùy theo quy mô của công ty mà chúng dự định hướng tới, loại cơ sở hạ tầng máy tính mà chúng chạy và liệu chúng có các tính năng dành riêng cho một ngành cụ thể hay không.

Doanh nghiệp nhỏ so với thị trường trung bình so với doanh nghiệp lớn

Đối với thị trường doanh nghiệp nhỏ, một số nhà cung cấp tạo ra hệ thống ERP cấp độ đầu vào đi kèm với các mô-đun chính về nhân sự, tài chính và các mô-đun thường được sử dụng khác, chẳng hạn như quản lý đơn hàng và CRM, và tương đối dễ triển khai.

Các sản phẩm khác dành cho thị trường tầm trung. Các định nghĩa khác nhau, nhưng thị trường tầm trung thường được định nghĩa là các công ty có hàng trăm nhân viên và doanh thu hàng năm từ 50 triệu đến 1 tỷ đô la. 

Midmarket ERP bổ sung nhiều mô-đun tùy chọn hơn, chẳng hạn như SCM và WMS, và có thể chứa nhiều người dùng hơn so với ERP cấp nhập cảnh.

Loại hàng đầu là các doanh nghiệp lớn: các công ty có doanh thu hơn 1 tỷ đô la và thường là hàng nghìn nhân viên. Không có gì ngạc nhiên khi các hệ thống ERP doanh nghiệp thường có nhiều mô-đun nhất, với nhiều khả năng hơn trong mỗi mô-đun và khả năng cho hàng nghìn – thậm chí hàng trăm nghìn người dùng và còn hơn thế nữa.

Tại chỗ so với đám mây và kết hợp

Các hệ thống ERP đầu tiên được bán trong những năm 1970 đến những năm 1990 đều chạy “tại chỗ” trên máy tính của công ty. 

Ngày nay, ERP cũng có khả năng chạy trên đám mây trên các hệ thống do nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ duy trì và người dùng truy cập phần mềm qua internet từ máy tính để bàn hoặc thiết bị di động của họ. Một số hệ thống kết hợp các mô-đun tại chỗ và đám mây trong cái gọi là ERP hỗn hợp.

Các “mô hình” triển khai khác nhau (như ngành công nghiệp gọi là các tùy chọn đám mây và tại chỗ) có tác động lớn đến khả năng của sản phẩm ERP, tính thân thiện với người dùng, chi phí, tốc độ triển khai và thị trường mục tiêu.

Một số hệ thống ERP có các tính năng cần thiết trong các ngành cụ thể, chẳng hạn như dầu khí, sản xuất ô tô, thực phẩm và đồ uống, bán lẻ và tiện ích. Thông thường, nhà cung cấp ERP hợp tác với một nhà phát triển phần mềm có chuyên môn trong một ngành cụ thể để tạo các tiện ích bổ sung cho một hệ thống ERP có mục đích chung.

6 lợi ích của giải pháp ERP

Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cung cấp cho hoạt động kinh doanh nhiều lợi ích, bao gồm cả hiệu quả hoạt động để cải thiện chức năng tổng thể của tổ chức. Các chức năng kế toán, quản lý quan hệ khách hàng và quản lý kinh doanh được cải thiện đáng kể.

Giảm chi phí phần mềm

Phần mềm ERP cho phép các nhóm hợp nhất các công cụ của họ thành một hệ thống thống nhất. 

Thay vì trả tiền đăng ký riêng cho các dịch vụ, chẳng hạn như nhân sự cốt lõi, CRM, vận chuyển và quản lý chuỗi cung ứng và hàng tồn kho, các nhóm trả tiền cho một nền tảng duy nhất xử lý từng nhiệm vụ này trong một hệ thống tập trung. 

Cách đơn giản nhất để đạt được mục tiêu này là tìm một hệ thống không cần tích hợp. Tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp, việc giảm số lượng đăng ký hệ thống phần mềm có thể cắt giảm đáng kể chi phí hàng tháng.

Tăng cường giao tiếp

Khi dữ liệu từ tất cả các lĩnh vực của công ty được tích hợp trong một chương trình phần mềm duy nhất để lập kế hoạch và theo dõi các sự kiện kinh doanh, tất cả dữ liệu đó sau đó có thể được cung cấp để nhóm xem xét. 

Nhiều hệ thống ERP hiện đại đầu tư rất nhiều vào các công cụ phân tích và hình ảnh hóa cho phép các thành viên trong nhóm tạo báo cáo hiển thị tiến độ, chỉ ra mức tồn kho và thông báo cho đồng nghiệp về chiến thắng. 

Sau đó, phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hoạt động như một nguồn chân lý duy nhất để các bên liên quan so sánh những thành công và chuẩn bị cho những va chạm trên đường.

Giảm silo

Các bộ phận kinh doanh — nơi các nhóm làm việc độc lập với nhau gây bất lợi cho mọi người — làm giảm đáng kể năng suất của công ty. ERP giúp các doanh nghiệp công khai các mục tiêu của họ và cho phép các nhóm chia sẻ kế hoạch của họ với nhau. 

Các nhóm có quyền truy cập vào cùng một dữ liệu có thể so sánh các ghi chú giữa các phòng ban, giúp mọi người tiến tới các mục tiêu kinh doanh lớn đó.

Tiêu chuẩn hóa quy trình sản xuất

Đối với các tập đoàn sản xuất lớn có nhiều cơ sở, việc chia sẻ kế hoạch sản xuất và các phương pháp hay nhất có thể là yếu tố quan trọng để tiêu chuẩn hóa sản phẩm và quy trình. 

Hệ thống ERP cho phép các nhóm sản xuất lưu trữ sổ tay hướng dẫn, bản thiết kế, thông tin quy định và số liệu thống kê quan trọng cho mỗi quy trình ở một vị trí duy nhất, có thể tìm kiếm được. 

Điều này cho phép các bộ phận khác nhau của công ty sao chép các quy trình trên các tuyến hạt và quốc gia mà không làm giảm chất lượng hoặc tốc độ.

Giảm hàng tồn kho

Cho dù đó là số lượng vật dụng mà công ty bạn tạo ra hay con người cài đặt chúng, việc giữ nhiều tài nguyên hơn mức bạn cần sẽ tốn kém tiền bạc. 

Các giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cung cấp khả năng quản lý và phân tích hàng tồn kho cho phép các công ty hoạt động gọn gàng hơn. 

Sử dụng công nghệ như thẻ RFID, hàng rào địa lý và dữ liệu sinh trắc học, hệ thống lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp có thể theo dõi tài sản trong toàn bộ vòng đời của chúng, từ cung cấp đến bán. 

Nhiều hệ thống ERP sẽ đề xuất cải tiến hàng tồn kho theo thời gian. Với việc giảm hàng tồn kho, các công ty có thể tái sử dụng không gian lưu trữ và cắt giảm chi phí trả lương.

Chuẩn hóa thông tin nguồn nhân lực

Nhiều giải pháp ERP cung cấp các sản phẩm nhân sự cốt lõi như tính lương, lập kế hoạch, đồng hồ thời gian và quản lý phúc lợi. Các mô-đun này kết nối mặt tiền của ngôi nhà, nhà kho và C-suite. 

Với các tính năng nhân sự cốt lõi, hệ thống ERP có thể sử dụng phần mềm đồng hồ thời gian để tính toán lương và phúc lợi, đồng thời người quản lý có thể truy cập thông tin nhân viên khi xây dựng lịch trình. 

Bởi vì nhân viên là nguồn lực quý giá và đắt giá nhất của công ty, điều quan trọng là phải kết nối phần mềm quản lý họ với phần dữ liệu còn lại của doanh nghiệp.

Những gì mong đợi từ phần mềm ERP

Tiếp thị

Phần mềm ERP được đặc trưng tốt nhất là một loại danh mục: mỗi phiên bản của phần mềm có thể được tạo thành từ các tính năng và mô-đun khác nhau phù hợp nhất với nhu cầu của công ty.

Do tính phức tạp của nó, việc tích hợp hệ thống ERP có thể mất từ ​​vài tuần đến vài năm tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu của công ty mua hàng.

Khi bạn nghiên cứu giải pháp tiếp theo của mình, hãy chú ý cẩn thận đến việc lựa chọn tính năng. Theo dõi bất kỳ tích hợp ERP nào có thể được thực hiện cho phần mềm hiện có không được đề cập trong các tính năng đó và giá của bất kỳ tính năng tùy chỉnh hoặc bổ sung nào. 

Bạn cũng nên hỏi trước các nhà cung cấp ERP xem họ có đội ngũ giới thiệu chuyên dụng để hỗ trợ bạn trong vài tháng đầu tiên hay không và họ có tính phí giới thiệu cho bất kỳ và tất cả các dịch vụ ban đầu hay không.

Định giá

Thị trường phần mềm ERP đã bùng nổ trong 25 năm qua, cung cấp cho các công ty rất nhiều lựa chọn cho cả các sản phẩm SaaS đăng ký và cấp phép đơn lẻ với nhiều mức giá khác nhau. 

Tùy thuộc vào các tính năng mà công ty của bạn cần, một phần mềm ERP có thể dao động từ vài đô la cho mỗi người dùng, mỗi tháng ở cấp độ SMB đến hàng ngàn đô la một tháng cho một công ty doanh nghiệp. 

Tham khảo các 6 nhà cung cấp riêng lẻ dưới đây để biết thêm thông tin chi tiết.

Cạm bẫy tiềm ẩn

Xem xét cẩn thận bất kỳ giao dịch mua phần mềm ERP nào. Các hệ thống này có thể tốn kém và có khả năng sẽ quản lý phần lớn dữ liệu của công ty bạn. Hãy chắc chắn rằng phần mềm phù hợp đã được chọn, trước khi ký hợp đồng. 

Hỏi nhà cung cấp ERP xem họ có cung cấp hỗ trợ tích hợp cho việc tải lên và tích hợp dữ liệu với các hệ thống khác hay không. Ngoài ra, hãy đảm bảo ERP hỗ trợ xuất dữ liệu theo cách thân thiện với người dùng ..

6 phần mềm ERP tốt nhất hiện nay

phan-mem-erp

Sage X3

Từ nhân sự và kế toán đến quản lý hàng tồn kho và CRM, phần mềm Sage ERP cho phép người dùng chia sẻ thông tin trong toàn bộ doanh nghiệp từ một cơ sở dữ liệu duy nhất, an toàn. 

Bộ công cụ của họ có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn để bạn có thể hợp lý hóa hoạt động và cộng tác hiệu quả giữa các phòng ban. 

Nó cung cấp thông tin thời gian thực cần thiết về công ty của bạn, nêu bật các lĩnh vực cần cải tiến và đảm bảo bạn tuân thủ các quy định tài chính — tất cả từ một nơi.

Workday 

Workday là một ERP dựa trên đám mây kết hợp tài chính, kế hoạch và nhân sự vào một nền tảng. 

Nó đi kèm với các tính năng để lập kế hoạch doanh nghiệp, quản lý tài chính và vốn con người, phân tích và tự động hóa các dịch vụ chuyên nghiệp. Người dùng có thể quản lý nhân viên trong suốt vòng đời, định cấu hình các yêu cầu của khu vực và tự động hóa các giao dịch lực lượng lao động. 

Với một nguồn cho dữ liệu tài chính, con người và hoạt động, mọi người đều có thể truy cập thông tin chi tiết theo thời gian thực để đưa ra quyết định đúng đắn.

Infor

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ và doanh nghiệp, Infor ERP cung cấp các sản phẩm đám mây được tạo ra cho các ngành cụ thể. 

Mỗi sản phẩm được thiết kế cho một ngành khác nhau, các sản phẩm ERP của họ bao gồm CloudSuite Financials, CloudSuite Industrial, Distribution SX.e, LN và M3. 

Kinetic (Epicor)

Kinetic, trước đây được gọi là Epicor ERP, là một hệ thống ERP đám mây nhằm vào các nhà sản xuất có thể được cấu hình theo cách bạn làm việc với ít hoặc không có mã. 

Nền tảng này bao gồm các giải pháp cho trải nghiệm của nhân viên, hoạt động sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng toàn cầu, phân tích và thông minh kinh doanh, quản lý sản phẩm, nhân sự, tài chính, quản lý rủi ro và tuân thủ.

Microsoft Dynamics GP

Microsoft Dynamics GP là gói phần mềm kế toán doanh nghiệp hoặc kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tầm trung sử dụng Microsoft SQL Server để lưu trữ dữ liệu. 

Nó được viết bằng ngôn ngữ lập trình Dexterity và là một phần của bộ ứng dụng kinh doanh thông minh của Microsoft Dynamics.

IFS

IFS phát triển và cung cấp phần mềm doanh nghiệp đám mây cho các công ty trên khắp thế giới, những người sản xuất và phân phối hàng hóa, xây dựng và duy trì tài sản cũng như quản lý các hoạt động tập trung vào dịch vụ. 

Nền tảng này bao gồm các giải pháp công nghiệp để quản lý nguồn khách hàng, tài chính, quản lý nguồn nhân lực, sản xuất, mua sắm, dự án và quản lý chuỗi cung ứng.

Phương pháp về triển khai ERP để ngăn ngừa thất bại

  • Xác định mục tiêu kinh doanh trước tiên
  • Địa chỉ chất lượng dữ liệu
  • Nhận rõ điểm mạnh và điểm yếu về nhân sự của bạn
  • Tìm một đối tác triển khai đáng tin cậy
  • Tạo ra phương pháp thực hiện tốt
  • Tập trung vào giao tiếp
  • Chấp nhận những thất bại nhỏ trên đường đi

Những cân nhắc đối với các công ty doanh nghiệp khi lựa chọn phần mềm ERP mới

Bước đầu, các công ty doanh nghiệp thường sớm làm quen với hệ thống ERP, nhưng tốc độ phát triển nhanh khiến họ có ít thời gian để mua sắm nâng cấp. Các tổ chức mới lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp nên cố gắng tìm phần mềm bao gồm nhiều khía cạnh của quy trình kinh doanh nhất có thể.

Trong quá trình nghiên cứu, hãy tính toán chi phí và thời gian cho việc triển khai ERP tại từng địa điểm, chi nhánh hoặc tòa nhà và xem xét liệu một số chi nhánh có thể cần một nền tảng ERP khu vực kém mạnh mẽ hơn, ngoài phần mềm của công ty ô tô hay không. 

Cuối cùng, yếu tố thực tế là việc giới thiệu một hệ thống toàn công ty như ERP sẽ cần được đào tạo giữa các phòng ban. Hỏi nhà cung cấp những gì họ cung cấp thông qua các buổi đào tạo trực tuyến và trực tiếp hoặc liệu họ có thể đề xuất các chuyên gia tư vấn đào tạo mà họ tin tưởng hay không.

Tóm lại

Chắc chắn qua những thông tin được cung cấp ở trên đã giúp bạn hiểu được ERP là gì, cũng như tất tần tật những nội dung về ERP mà bạn quan tâm.

Quá trình mua ERP rất phức tạp và chứa đầy các yêu cầu tùy chỉnh khác nhau. Bạn hãy tìm kiếm sự trợ giúp của bên thứ ba để triển khai ERP phù hợp với bạn nhất. Đừng quên là hãy cân nhắc về những tính năng mà bên cung cấp phần mềm có đáp ứng đủ tiêu chí hay không nhé.

Chúc bạn thành công!

Đánh giá bài viết
[Tổng cộng: 0 đánh giá. Trung bình: 0 sao]